Manual de Configuración

General

General

Ajustes del negocio

¿Qué es / para qué sirve?

Es el panel central donde el administrador configura el comportamiento del sistema, organizado en pestañas. Lo defines una vez y aplica a todo el negocio.

Principales pestañas

[CAPTURA: panel de Ajustes del negocio con sus pestañas a la izquierda]

Paso a paso

  1. Ve a Configuración → Ajustes del negocio.
  2. Abre la pestaña que necesites y ajusta los campos.
  3. Presiona Actualizar Configuración.

Notas y avisos

General

Sucursales (ubicaciones)

¿Qué es / para qué sirve?

Las sucursales (ubicaciones) son los locales de tu negocio. Cada una tiene su inventario, su numeración de factura, sus métodos de pago y, si aplica, sus datos de facturación electrónica.

Paso a paso

  1. Ve a Configuración → Sucursales.
  2. Presiona Agregar o edita una existente.
  3. Completa, en las pestañas:
    • Datos: nombre, código, ciudad, país.
    • Correo/Móvil: contacto.
    • Factura: esquema de numeración y diseños de factura (POS y venta), grupo de precio por defecto.
    • Facturación Electrónica: proveedor y credenciales fiscales (ver Manual de Facturación Electrónica).
    • Opciones de Pago: métodos de pago habilitados y su cuenta.
  4. Guarda.

[CAPTURA: cuadro de sucursal con sus pestañas]

Notas y avisos

General

Vencimiento de licencia por sucursal

¿Qué es / para qué sirve?

Cada sucursal de tu negocio tiene su propia fecha de vencimiento de licencia (antes era una sola fecha para todo el negocio). Cuando el control de licencia está habilitado, el sistema te avisa con anticipación cuando una sucursal está por vencer, y bloquea el acceso si ya venció.

Paso a paso

  1. Ve a Configuración → Ajustes del negocio → pestaña Licencia.
  2. En la tabla Licencias por Sucursal verás, por cada sucursal: Fecha de Instalación, Tipo de Licencia (Mensual/Anual), Fecha de Vencimiento, Monto de Licencia, Nombre Comercial y Razón Social.
  3. Cuando una sucursal entra en su período de aviso, aparece un recuadro rojo en la parte superior del sistema (junto al logo), indicando la sucursal y si ya venció o cuándo vence.
    • Licencias mensuales: el aviso aparece 1 semana (7 días) antes del vencimiento.
    • Licencias anuales: el aviso aparece 2 meses antes del vencimiento.

[CAPTURA: pestaña Licencia con la tabla "Licencias por Sucursal" y su columna Fecha de Vencimiento]

[CAPTURA: aviso rojo de licencia por vencer/vencida en la barra superior]

Notas y avisos

Facturación

Facturación

Esquemas y diseños de factura

¿Qué es / para qué sirve?

El esquema de factura define la numeración (prefijo y dígitos) de tus facturas. El diseño de factura define cómo se ve el recibo impreso (logo, encabezado, datos).

Crear un esquema de numeración

  1. Ve a Configuración → Facturación → Esquemas de Factura.
  2. Presiona Agregar y define:
    • Nombre, Prefijo (ej. "INV") y Número de Inicio.
    • Dígitos totales y si es Predeterminado.
  3. Elige el formato (en blanco o con año).
  4. Guarda.

[CAPTURA: cuadro de esquema de factura con prefijo y dígitos]

Crear un diseño de factura

  1. Ve a la pestaña Diseños de Factura → Agregar.
  2. Elige el diseño base, sube el logo y completa los textos de encabezado.
  3. Guarda.

Clonar un diseño

Un diseño tiene decenas de etiquetas y textos. Si necesitas otro parecido —por ejemplo, uno para la factura y otro para la cotización— no lo hagas de cero:

  1. En Diseños de Factura, debajo del diseño que quieres copiar, presiona Clonar.
  2. Confirma. Se crea "(copia)" con todo igual: etiquetas, colores, logo, encabezado, pie y la configuración de la cotización.
  3. Entra en la copia, cámbiale el nombre y ajusta solo lo que sea distinto.

[CAPTURA: diseño de factura con el botón Clonar debajo]

La copia nunca queda como predeterminada y no se asigna a ninguna sucursal. No cambia nada de lo que ya está funcionando hasta que tú la asignes.

Numeración propia para las cotizaciones

Por defecto, la cotización toma el número de los borradores: uno compartido con borradores y proformas, con el formato AÑO/0000 (ej. 2026/0002). Si quieres una serie propia (ej. PP-001):

  1. Crea un esquema nuevo en Esquemas de Factura: formato XXXX (el que no lleva año), tu prefijo, el número de inicio y los dígitos.
  2. En Configuración de ubicación → Configuraciones de Recibo, ponlo en Esquema de Cotización.
  3. En Configuración → POS → Cotización en PDF, marca Consecutivo propio para las cotizaciones.

El Esquema de Cotización tiene que ser DISTINTO al de la factura. Si son el mismo, el sistema no lo usa (numera como antes) para no consumir el correlativo fiscal y abrirte huecos en la facturación electrónica.

¿Ya venías numerando a mano y vas por la 15? Pon 15 en Número de Inicio y la próxima cotización saldrá con la 16.

Notas y avisos

Impresión

Impresión

Configurar impresoras

¿Qué es / para qué sirve?

Aquí registras las impresoras del negocio: las de recibos en caja y las de comandas en cocina, indicando cómo se conectan.

Paso a paso

  1. Ve a Configuración → Impresoras → Agregar.
  2. Escribe el Nombre de la impresora.
  3. Marca su uso si aplica: Impresora de Pedidos (comandas), por Defecto, Fiscal, Facturación Electrónica.
  4. Configura la conexión:
    • Tipo de Conexión (USB/Red/etc.).
    • Para red: Dirección IP, Puerto (normalmente 9100) y servidor.
    • Caracteres por Línea (ej. 42) según el ancho del papel.
  5. Guarda.

[CAPTURA: formulario de impresora con tipo de conexión e IP]

Notas y avisos

PENDIENTE DE VERIFICAR: la configuración fina de comandas por categoría/estación depende de cómo esté montada tu cocina.

Impresión

Ajustes de código de barras (plantillas de etiqueta)

¿Qué es / para qué sirve?

Las plantillas de etiqueta definen el tamaño y la distribución de las etiquetas de código de barras (cuántas por fila, márgenes, dimensiones), para que al imprimir coincidan con tu papel o rollo. Luego se usan al imprimir etiquetas.

Paso a paso

  1. Ve a Configuración → Códigos de Barras → Nuevo.
  2. Completa (todas las medidas en pulgadas):
    • Nombre de configuración (obligatorio): ej. "Etiquetas 2x1".
    • Ancho y Altura de la Etiqueta.
    • Ancho y Altura del Papel.
    • Pegatinas en una Fila y Nº de Pegatinas por Hoja.
    • Margen Superior e Izquierdo.
    • Distancia entre filas y entre columnas.
    • (Opcional) Alimentación Continua o Rollos si usas rollo continuo.
    • (Opcional) Establecer por Defecto.
  3. Guarda.

[CAPTURA: formulario de plantilla de etiqueta con dimensiones y márgenes]

Notas y avisos

Impuestos

Impuestos

Impuestos (ITBMS)

¿Qué es / para qué sirve?

Define las tasas de impuesto (ej. ITBMS 7%) que se aplican a productos y ventas, y opcionalmente grupos de impuesto que combinan varias tasas.

Crear una tasa de impuesto

  1. Ve a Configuración → Tasas de impuesto.
  2. Presiona Agregar y completa el Nombre (ej. ITBMS 7%) y el porcentaje.
  3. Guarda.

[CAPTURA: cuadro de creación de tasa de impuesto]

Grupos de impuesto

Si un producto debe llevar varias tasas a la vez, crea un Grupo de impuesto y selecciona las tasas que lo componen.

Impuesto de Compra por defecto

  1. Ve a Configuración → Ajustes del negocio → Impuesto.
  2. En Impuesto de Compra por defecto, elige la tasa que quieres que aparezca marcada automáticamente cada vez que se registra una nueva compra (ej. ITBMS 10%).
  3. Presiona Actualizar Configuración.

Si lo dejas en Ninguno, la pantalla de Compras se comporta igual que antes (sin impuesto preseleccionado).

[CAPTURA: campo Impuesto de Compra por defecto en Ajustes del negocio → Impuesto]

Notas y avisos

Mantenimiento

Mantenimiento

Respaldos (backup)

¿Qué es / para qué sirve?

Un respaldo es una copia de seguridad de la información del negocio, por si necesitas recuperarla. Desde aquí los generas y descargas.

Paso a paso

  1. Ve a Backup (en el menú, si tu rol tiene permiso).
  2. Presiona Crear Nuevo Respaldo.
  3. En la lista verás cada respaldo con su tamaño, fecha y antigüedad.
  4. Usa Descargar para guardarlo en un lugar seguro, o Eliminar los viejos.

[CAPTURA: lista de respaldos con botones Descargar y Eliminar]

Notas y avisos

PENDIENTE DE VERIFICAR: si los respaldos automáticos por calendario están configurados en tu instalación.

Usuarios y permisos

Usuarios y permisos

Roles y permisos

¿Qué es / para qué sirve?

Un rol es un conjunto de permisos que define qué puede hacer un usuario. El sistema trae roles preconfigurados (Administrador, Cajero, Salonero), pero todo se controla con el nomenclador de permisos: puedes agregar o quitar permisos a cualquier rol según lo necesites.

Paso a paso

  1. Ve a Gestión de Usuarios → Roles.
  2. Presiona Agregar (o edita un rol).
  3. Escribe el Nombre del Rol.
  4. Marca los permisos por grupo (Usuarios, Productos, Compras, Ventas, Reportes, etc.). Cada grupo tiene Seleccionar Todo.
  5. Si es para el salón, marca Personal de Servicio.
  6. Guarda y asígnalo a los usuarios que correspondan.

[CAPTURA: pantalla de rol con los grupos de permisos]

Permisos típicos a controlar

Los cambios de permisos quedan registrados

Cada vez que alguien guarda un rol, el sistema anota qué permisos se agregaron y cuáles se quitaron, y quién hizo el cambio. Si guardas el rol sin tocar ninguna casilla, no se registra nada.

Para verlo: Reportes → Logs (esta opción solo la ve el administrador) y busca el registro del rol. El detalle muestra el nombre del permiso tal como aparece en esta pantalla (por ejemplo Editar Ventas POS), no un código interno.

Sirve para responder la pregunta que siempre aparece cuando algo deja de funcionar: "¿quién le quitó ese permiso al rol y cuándo?".

Aviso cuando alguien choca con un permiso

Si un empleado intenta entrar a una función que su rol no tiene habilitada:

  1. El empleado ve una pantalla que le dice cuál es la función bloqueada.
  2. Te llega un aviso a la campana del encabezado, con enlace directo a Roles.
  3. Si el negocio tiene el correo configurado, también te llega por correo.

Solo lo reciben el administrador del negocio y el usuario de soporte. Si la misma persona insiste en la misma pantalla, el aviso no se repite: durante una hora se agrupa en uno solo y solo sube el contador de intentos.

Si el negocio trabaja con una cuenta compartida (por ejemplo salonero) y los meseros se identifican con su PIN de personal de servicio, el aviso nombra a la persona del PIN, no a la cuenta: "Juan Pérez (con su PIN, en el equipo salonero) no pudo entrar a Editar Ventas POS". Si el PIN ya caducó por inactividad, aparece la cuenta compartida.

[CAPTURA: aviso de permiso en la campana del encabezado]

Notas y avisos

Usuarios y permisos

Crear usuarios

¿Qué es / para qué sirve?

Los usuarios son las personas que entran al sistema (cajeros, saloneros, administradores). A cada uno le asignas un rol (que define sus permisos) y las sucursales donde puede trabajar.

Paso a paso

  1. Ve a Gestión de Usuarios → Usuarios → Agregar.
  2. Completa Nombre, Apellido y Correo Electrónico.
  3. En acceso, marca Permitir Inicio de Sesión y define usuario y contraseña.
  4. Asigna el Rol (ej. Cajero, Salonero, Administrador).
  5. Define el Acceso a Ubicaciones (todas o sucursales específicas).
  6. Opcional: PIN de Seguridad (para personal de servicio), impresoras asignadas, % de comisión y % máximo de descuento.
  7. Guarda.

[CAPTURA: formulario de usuario con rol y acceso a ubicaciones]

Notas y avisos

Usuarios y permisos

Agentes de comisión de ventas

¿Qué es / para qué sirve?

Un agente de comisión es un vendedor que gana un porcentaje por las ventas que genera. Aquí los registras con su % de comisión para que el sistema lo calcule y lo muestre en los reportes de comisiones.

Paso a paso

  1. Ve a Gestión de Usuarios → Agentes de Venta.
  2. Presiona Agregar.
  3. Completa:
    • Nombre (obligatorio).
    • Opcionales: Prefijo, Apellido, Email, Número de Contacto, Dirección.
    • % Comisión (ej. 5 para 5%).
  4. Guarda. Puedes Editar o Eliminar desde el listado.

[CAPTURA: cuadro "Agregar Agente de Venta" con Nombre y % Comisión]

Notas y avisos

PENDIENTE DE VERIFICAR: dónde exactamente se selecciona el agente de comisión al registrar una venta en tu instalación.

Usuarios y permisos

Quién puede abrir las mesas de otros

¿Qué es / para qué sirve?

Sirve para decidir quién puede abrir una mesa que está atendiendo otra persona.

Hasta ahora esto se resolvía con un solo interruptor para todo el negocio: o todos podían entrar a cualquier mesa, o nadie. No había manera de darle el permiso al cajero y quitárselo al salonero.

Con esta opción activada, la decisión pasa a ser por rol. Usted marca quién puede y quién no, y el sistema aplica la misma regla en el salón, en el POS y en el listado de pedidos.

Se agregan dos permisos, separados a propósito:

Están separados porque un cajero suele necesitar repartir mesas sin tener que meterse a editar lo que otro tomó.

Paso a paso

  1. Entre a Configuración → Configuración del negocio → POS.
  2. Busque la casilla "Decidir por rol quién abre ventas de otros" y márquela.
  3. Guarde.
  4. Vaya a Usuarios → Roles y edite cada rol que lo necesite.
  5. En la sección de permisos del POS, marque "Abrir ventas de otros usuarios" y/o "Reasignar el personal de servicio de una mesa", según lo que le toque a ese rol.
  6. Guarde el rol.

[CAPTURA: la casilla "Decidir por rol quién abre ventas de otros" en Configuración del POS]

[CAPTURA: los dos permisos nuevos dentro de la edición de un rol]

Notas y avisos

Marque primero los permisos, active la casilla después. Mientras la casilla esté desmarcada, todo sigue funcionando como siempre. En el momento en que la marque, quien no tenga el permiso deja de poder abrir mesas ajenas — incluido el cajero, si se le olvidó marcárselo.

El administrador siempre puede. No hace falta marcarle nada.

Esto aplica solo a las mesas. Las ventas de mostrador y las de delivery no tienen este candado.

Si usa PIN de personal de servicio, el sistema mira quién puso el PIN, no con qué usuario está abierta la tablet. Así una estación compartida entre varios saloneros funciona correctamente: cada uno entra a lo suyo.

Si el PIN ya caducó por inactividad, el sistema le pedirá ponerlo otra vez antes de abrir la mesa. El tiempo de caducidad se configura aparte, en la misma pantalla del POS.

Comunicaciones

Comunicaciones

Plantillas de notificación

¿Qué es / para qué sirve?

Las plantillas de notificación definen los mensajes que el sistema envía a clientes y proveedores por Email, SMS o WhatsApp (por ejemplo, al hacer una venta, recibir un pago o enviar una cotización). Personalizas el texto una vez y se reutiliza.

Tipos de notificación

Paso a paso

  1. Ve a Configuración → Plantillas de Notificación.
  2. Elige la categoría (Cliente / Proveedor / General) y el tipo (ej. "Nueva Venta").
  3. Redacta el mensaje:
    • Asunto del Email y Cuerpo del Correo (con editor de texto).
    • Cuerpo de SMS y Texto de WhatsApp (si los usas).
    • CC/BCC (opcionales).
  4. Usa las Etiquetas Disponibles (variables como {contact_name}, {invoice_number}, {total_amount}): cópialas dentro del texto y el sistema las reemplaza por los datos reales al enviar.
  5. En "Nueva Venta" puedes activar el auto-envío por Email, SMS y/o WhatsApp.
  6. Presiona Guardar.

[CAPTURA: pantalla de plantillas con el tipo de notificación, el cuerpo y las etiquetas disponibles]

Notas y avisos

PENDIENTE DE VERIFICAR: que tu negocio tenga configurado el envío de Email/SMS/ WhatsApp para que las notificaciones salgan.

Punto de Venta (POS)

Punto de Venta (POS)

Publicidad en la Segunda Pantalla del POS

¿Qué es / para qué sirve?

La segunda pantalla es el monitor que ve el cliente mientras lo atienden: muestra los productos que se le van cobrando y el total.

Esa pantalla puede mostrar además publicidad del negocio en una columna al lado del pedido: imágenes y videos que rotan solos (promociones, platos del día, novedades).

Los anuncios siguen rotando mientras el cajero cobra. La publicidad no reemplaza al pedido: va junto a él, que es justo cuando el cliente está mirando la pantalla.

Paso a paso

1. Preparar el espacio

En Configuración → POS → Segunda Pantalla del POS (pantalla del cliente):

[CAPTURA: sección Segunda Pantalla del POS con las opciones]

2. Cargar los anuncios

  1. Pulse Gestionar Publicidad.
  2. Al abrir, verá la guía de qué archivo subir.
  3. Elija la imagen o el video. Antes de subirlo el sistema le indica el peso y las dimensiones, y le avisa si la proporción no es la recomendada.
  4. Pulse Subir. El anuncio aparece en la lista con su miniatura.
  5. Para quitar uno, use el botón rojo de la papelera.

[CAPTURA: ventana Publicidad de la segunda pantalla con la guía y un anuncio cargado]

3. Verificar

Abra la segunda pantalla en el monitor del cliente. Los anuncios deben rotar en la columna derecha, tanto sin venta en curso como mientras se cobra un pedido.

Qué archivo subir
Proporción 9:16 (vertical, como una historia de celular)
Resolución ideal 1080 × 1920 px (mínimo 720 × 1280 px)
Formatos JPG y JPEG para imágenes, MP4 para videos
Peso El que usted configure (50 MB por defecto)

El espacio de la publicidad es una columna vertical al lado de los productos, por eso se recomienda una pieza vertical.

Notas y avisos

No se recorta nada. Si sube una imagen horizontal se verá completa, pero con franjas de fondo arriba y abajo. Para que llene la columna, use una imagen vertical.

Los videos van sin sonido. La segunda pantalla los reproduce en silencio; no dependa del audio para el mensaje.

Cuidado con los videos muy pesados. Tardan en cargar y la rotación se siente lenta. En la lista de anuncios se muestra el peso de cada uno para que detecte el que conviene reemplazar.

Si marca "Productos a pantalla completa", la publicidad no se ve, aunque esté activada y tenga anuncios cargados: no queda espacio para la columna.

Si un archivo grande no sube, puede ser el límite del servidor (no el del sistema). El mensaje se lo indicará; en ese caso suba un archivo más liviano o pida al administrador que aumente el límite del servidor.

Los anuncios son por negocio: se ven en la segunda pantalla de cualquier caja.

Punto de Venta (POS)

Formato de la Cotización en PDF

¿Qué es / para qué sirve?

La cotización que el cajero entrega al cliente sale en hoja tamaño carta, con su propio formato: encabezado, vigencia, términos y condiciones, firmas y pie de página.

Ese formato se configura dentro de cada diseño de factura, igual que la factura. Así, si tiene varias sucursales y cada una usa su diseño, cada una puede tener su propia cotización.

Los términos de la cotización y los de la factura son independientes. Lo que escriba aquí no sale en la factura.

Paso a paso

1. Activar la función

En Configuración → POS → Cotización en PDF, marque la casilla y guarde.

Recién ahí aparece el botón COTIZACIÓN en el punto de venta.

[CAPTURA: sección Cotización en PDF en Configuración → POS]

2. Configurar el formato

Vaya a Configuración → Diseños de factura, entre al diseño que usa la sucursal y baje hasta Cotización en PDF:

Campo Para qué sirve
Plantilla Clásica (la de siempre, sobria) o Eventos (más colorida, con el bloque Datos Generales del evento)
Días de validez Calcula el "Válida hasta" desde la fecha de emisión. Por defecto 30
Nota de pie de página Línea final. Si la deja vacía se usa el pie de la factura
Título del bloque de términos Cambia el encabezado de ese bloque. Ej.: Requerimientos
Términos y condiciones Se imprimen al final de la hoja. Un renglón por condición
Ocultar «Válida hasta» Quita la fila de vigencia del encabezado
No imprimir el detalle de extras Los combos y adicionales dejan de listarse: sale solo el nombre del producto
Ocultar el bloque de firmas Por defecto la cotización trae dos líneas de firma

Guarde el diseño.

Cuándo usar la plantilla Eventos

Es para negocios que cotizan eventos: fiestas infantiles, catering, salones. Trae dos cosas que la clásica no tiene:

La plantilla Eventos usa su propia paleta de colores y no toma el "color de resaltado" del diseño. Es a propósito: ese color viene en negro en casi todos los negocios y la cotización saldría sin color.

Cuándo ocultar «Válida hasta»

Si usted confirma la disponibilidad antes de enviar la cotización, la fecha de vigencia confunde. Márquelo y explique la condición real en los términos, por ejemplo: "Para reservar la fecha se requiere un abono del 50%".

[CAPTURA: sección Cotización en PDF dentro del diseño de factura]

3. Verificar

Haga una cotización de prueba en el POS y revise el PDF.

Qué más toma del diseño

Además de lo anterior, la cotización usa del mismo diseño:

El logo que sale en la cotización es el del negocio (Ajustes del negocio → Logo), no el del diseño de factura.

En la plantilla Eventos, si hay logo no se imprime el nombre del negocio: el logo ya lo lleva y salía dos veces. Si el negocio no tiene logo, se imprime el nombre. En ambos casos, la firma de la izquierda sigue mostrando el nombre.

Notas y avisos

Cada sucursal usa el diseño que tenga asignado. Si dos sucursales comparten diseño, comparten también los términos de la cotización. Para que sean distintos, cada una necesita su propio diseño.

Los nombres de las columnas no se heredan del recibo. La cotización siempre dice Descripción, Cantidad, Precio unit. e Importe, aunque en el diseño estén abreviados (C/U, P/U). Esas abreviaturas son para el papel angosto del recibo de 80 mm, que es el formato homologado y no se toca.

Si nunca abre esta sección, la cotización igual sale bien: plantilla clásica, 30 días de validez, sin términos, con el pie de la factura y con las firmas visibles.

¿Quiere cotizar con un diseño y facturar con otro? No hace falta rehacer todo: use el botón Clonar del diseño y asigne la copia solo en Disposición de Cotización de la sucursal. Ver Esquemas y diseños de factura.

El texto se escribe plano. Si el encabezado o el pie de la factura traen formato del editor, la cotización los imprime como texto simple.

Una cotización no cobra ni descuenta inventario. Eso ocurre cuando el cajero la convierte en pedido.

Punto de Venta (POS)

Bloquear el cierre de caja si hay cuentas abiertas

¿Qué es / para qué sirve?

Es una opción del POS que decide qué pasa cuando un cajero quiere cerrar su caja y todavía tiene cuentas sin cobrar en su turno (mesas u órdenes que quedaron abiertas o con abono parcial).

Actívala si en tu negocio el turno no debe cerrarse con cuentas pendientes (para que no se le "queden" cobros al cajero). Déjala desmarcada si prefieres permitir el cierre y cobrar esas cuentas más tarde.

Paso a paso

  1. Ve a Configuración → Ajustes del negocio.
  2. Abre la pestaña Punto de Venta (POS).
  3. Busca la casilla Bloquear el cierre de caja si hay cuentas abiertas, en la zona de las opciones del cierre de caja (junto a Comprobar mesas abiertas en el cierre de caja).
  4. Márcala para activar el bloqueo, o desmárcala para permitir el cierre.
  5. Presiona Actualizar Configuración.

[CAPTURA: pestaña POS de Ajustes del negocio con la casilla "Bloquear el cierre de caja si hay cuentas abiertas"]

¿Qué cuenta como "cuenta abierta"?

Una venta del turno de esa caja que no está pagada del todo. Incluye:

No cuentan: las ventas ya pagadas, los borradores/cotizaciones (aún no son factura) ni las ventas directas registradas desde la parte administrativa.

Notas y avisos

Punto de Venta (POS)

Control de acceso por áreas

¿Qué es / para qué sirve?

Permite decidir qué mesas y áreas del salón ve cada empleado en el POS y en la Vista en Planta. Sin esta opción, todo el personal ve todas las mesas del negocio; con ella activa, cada salonero ve únicamente las mesas de las áreas donde está enrolado. Los administradores siempre ven todo.

Tiene tres estados, y solo uno puede estar activo a la vez:

  1. Desactivado — como siempre: todo el personal ve todas las áreas y todas las mesas. Es la opción por defecto; si usted no toca nada, nada cambia.
  2. Activado — enrolamiento fijo — cada empleado pertenece a una o varias áreas, todos los días. Ejemplo: Juan trabaja en Salón; solo ve las mesas de Salón.
  3. Activado — por día de la semana — el acceso depende del día. Ejemplo: Juan el lunes trabaja en Salón y el martes en Terraza; cada día ve solo las mesas del área que le toca.

Paso a paso

  1. Entre a Configuración → Configuración del negocio → POS.
  2. Baje hasta la sección Control de acceso por áreas. [CAPTURA: sección con las tres opciones]
  3. Elija el esquema que usa su negocio (fijo o por día) y guarde.
  4. Vaya a Restaurante → Áreas y use el botón Enrolar personal de cada área para asignar a los empleados (vea el artículo "Enrolar personal por área" del Manual de Restaurante).

Notas y avisos

Enrole al personal en el mismo momento en que active la opción. Con el control activo, un empleado sin enrolar no verá ninguna mesa.

Los equipos toman el cambio en unos minutos, con el próximo refresco del POS. El modo sin internet también obedece la regla: cada tablet descarga únicamente las áreas y mesas de su usuario.

Al guardar una venta el sistema vuelve a comprobar el área. En las estaciones compartidas (donde cada salonero se identifica con su PIN) la regla se aplica al salonero del PIN, no a la cuenta con la que se abrió la caja. Si la mesa no pertenece a su área, la venta no se guarda y aparece un aviso claro.

Las ventas tomadas sin internet nunca se rechazan al sincronizar: un pedido ya servido no se pierde por esta regla.

Punto de Venta

Punto de Venta

PIN del personal de servicio

¿Qué es / para qué sirve?

En un restaurante las tabletas y el POS son compartidos: varias personas usan el mismo equipo con la misma sesión abierta. El PIN del personal de servicio sirve para saber quién está haciendo cada cosa, sin tener que cerrar y abrir sesión a cada rato.

Es importante entender que el PIN identifica, no autoriza. Responde quién eres. Quién puede tocar la mesa de otro lo decide una opción aparte: Permitir que cualquier usuario acceda a una mesa abierta.

Paso a paso

1. Darle un PIN a cada persona

  1. Andá a Usuarios.
  2. Editá al salonero o cajero.
  3. El campo PIN de Seguridad aparece solo si su rol está marcado como personal de servicio.
  4. Guardá.

Cada persona debe tener su propio PIN. Si dos comparten el mismo, el PIN deja de identificar a nadie.

2. Activar las opciones

Andá a Configuración → POS y marcá lo que necesites:

Opción Qué hace
PIN Personal de Servicio Habilita el PIN en el POS. Es la base: sin esto, las demás no aplican
Modo de acceso a una mesa Poné Personal de servicio para que abrir una mesa pida PIN. Con Usuario autenticado no se pide
Pedir el PIN al entrar al POS Además de la mesa, pide el PIN al abrir el POS
PIN de seguridad único por usuario Impide guardar dos usuarios con el mismo PIN
Validar el dueño de la mesa también en el servidor Refuerza el control para que no se pueda saltar entrando por la dirección web
Tiempo de inactividad Minutos sin actividad tras los cuales el POS vuelve a pedir el PIN

Notas y avisos

"Pedir el PIN al entrar al POS" puede dejar a alguien fuera. Esa ventana no se puede cerrar. Si un cajero no tiene PIN, no va a poder entrar al POS. Antes de activarla, asegurate de que todo el personal que usa el POS tenga su PIN.

No se pide dos veces. Si el salonero acaba de identificarse al abrir la mesa, el POS ya sabe quién es y no se lo vuelve a pedir. Esa memoria dura lo mismo que el Tiempo de inactividad: si lo tenés en 1 minuto, se lo va a pedir otra vez enseguida. Un valor de 5 a 10 minutos suele ser cómodo.

Quién puede abrir la mesa de otro. Con Permitir que cualquier usuario acceda a una mesa abierta apagado, solo abre la mesa el PIN de su propio salonero; a los demás les avisa "No eres el encargado de esta mesa". Con esa opción encendida, cualquier PIN válido abre cualquier mesa, y el PIN queda como registro de quién entró.

Mesas sin salonero asignado. Las ventas anteriores a esta configuración pueden no tener salonero. Esas mesas se pueden abrir con cualquier PIN válido: si no, quedarían inaccesibles.

Tras 5 intentos fallidos el equipo espera un minuto antes de aceptar otro PIN. Es una protección: son 4 dígitos. El bloqueo es por equipo, así que una tableta equivocándose no deja sin PIN al resto del local.

Queda registro. Cada intento —acertado o fallido— se guarda con la persona, el equipo y qué se intentaba abrir. Se consulta en el registro de actividades.

[CAPTURA: Configuración → POS, mostrando las opciones de PIN del personal de servicio]

[CAPTURA: ventana de PIN al abrir el POS, con el teclado numérico]

Punto de Venta

Verificar la vigencia del descuento al cobrar

¿Qué es / para qué sirve?

Los descuentos automáticos tienen fechas de inicio y fin, y algunos aplican solo ciertos días de la semana. El precio de cada línea se calcula cuando el producto se agrega al pedido.

Esta opción hace que, al momento de cobrar, el sistema compruebe que el descuento de cada línea siga vigente. Si ya venció, la línea se cobra sin descuento y queda anotado en el registro del sistema.

Sirve para el caso en que una caja quedó con datos viejos —por ejemplo, una tableta que estuvo mucho rato sin actualizarse— y sigue aplicando una promoción que ya terminó.

Paso a paso

  1. Andá a Configuración → POS.
  2. Marcá Verificar la vigencia del descuento al guardar la venta.
  3. Guardá.

No hay nada más que hacer: a partir de ahí la comprobación ocurre sola cada vez que se cobra.

Notas y avisos

Solo revisa la vigencia, es decir: que el descuento esté activo, dentro de sus fechas y en su día de la semana. No cambia el monto de un descuento que sí está vigente.

No toca los descuentos manuales. Solo los automáticos, los que el sistema aplica solo. Un descuento que el cajero puso a mano se respeta siempre.

Las ventas hechas sin conexión no se revisan. Cuando una venta se toma sin internet y se sincroniza después, la fecha que le queda es la de la sincronización, no la de la venta. Revisarla contra esa fecha le quitaría un descuento que sí estaba vigente cuando se cobró.

Viene desactivada. Si no la marcás, todo funciona como hasta ahora.

[CAPTURA: Configuración → POS, opción "Verificar la vigencia del descuento al guardar la venta"]

Impresoras

Impresoras

Aviso real al imprimir por servidor de impresión

¿Qué es / para qué sirve?

Cuando la sucursal está configurada para imprimir directo a un servidor de impresión (no por el navegador), el sistema muestra un aviso en pantalla con el resultado real del envío.

Antes, ese aviso podía salir como un globo rojo, sin ningún texto, incluso cuando el ticket se había impreso perfectamente. Era un error de interpretación de la respuesta del servidor, no un problema real de la impresión. Ahora:

Paso a paso

  1. Cobrar una venta en un POS configurado con impresión directa (Ajustes → Sucursales → Tipo de impresión: "Servidor" o similar).
  2. Si todo sale bien, el ticket se imprime y no aparece ningún mensaje de error.
  3. Si el servidor de impresión no responde (apagado, dirección mal configurada), aparece un aviso rojo indicando que no se pudo conectar. [CAPTURA: aviso rojo "No se pudo conectar con el servidor de impresión."]
  4. Si el servidor respondió pero una impresora en particular falló, el aviso indica el nombre de esa impresora y el motivo.

Notas y avisos

Esto no cambia qué se imprime ni cómo se configura la impresora — solo corrige el mensaje que ve el cajero después de cobrar.

Sucursales

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Bodegas: sucursales que guardan inventario pero no venden

¿Qué es / para qué sirve?

En Tu Vendor, un punto de venta también es una bodega: guarda inventario y además vende. Una bodega es lo mismo, pero sin la parte de vender. Sirve para tener un espacio de control de inventario —un depósito, un cuarto frío, una bodega central— sin que nadie pueda facturar desde ahí.

Una bodega:

El tipo se elige al crear la sucursal y no se puede cambiar después. Es a propósito: convertir una bodega en punto de venta arrastraría numeración de facturas, caja, impresoras y salones que nadie configuró. Si de verdad necesita convertirla, escriba a soporte.

Paso a paso: crear una bodega

  1. Vaya a Configuración → Sucursales.

  2. Presione Agregar.

  3. Escriba el nombre de la bodega.

  4. En Tipo de sucursal, escoja Bodega. Debajo del campo aparece un texto que le recuerda lo que eso significa.

    [CAPTURA: el campo "Tipo de sucursal" con "Bodega" seleccionado y su texto de ayuda]

  5. Note que al escoger Bodega desaparecen las pestañas Factura, Facturación Electrónica y Opciones de Pago: una bodega no factura ni cobra, así que esos datos no aplican.

    [CAPTURA: las pestañas del formulario, antes y después de escoger Bodega]

  6. Llene el resto de los datos y presione Guardar.

Paso a paso: mandar mercancía a una bodega

Igual que a cualquier sucursal:

Cómo sacar mercancía de una bodega

Como no se puede vender desde ahí, la mercancía sale por traslado hacia el punto de venta que la va a vender. Ese traslado es lo que deja el rastro de a dónde se fue.

Notas y avisos

Una bodega nunca va a aparecer en el POS. Si un cajero no encuentra una sucursal en la lista, lo primero que hay que revisar es si esa sucursal es una bodega.

El tipo se ve, pero no se edita. Al abrir una sucursal ya creada, el campo Tipo de sucursal aparece en gris: es informativo.

Los usuarios con acceso limitado. Si a un usuario solo le da acceso a bodegas, no va a poder facturar en ningún lado, porque no tendrá ninguna sucursal de venta disponible. Déle acceso también al punto de venta donde deba trabajar.

Sucursales que ya existían. Todas quedan como punto de venta y siguen funcionando exactamente igual. Nada cambia hasta que usted cree una bodega a propósito.