Manual de Restaurante (Administración)

Salón y mesas

Salón y mesas

Crear áreas (zonas del salón)

¿Qué es / para qué sirve?

Un área es una zona del local donde se agrupan las mesas (ej. "Salón Principal", "Terraza", "Barra"). Toda mesa pertenece a un área, así que crea las áreas antes que las mesas.

Paso a paso

  1. Ve a Mesas → Áreas → Agregar.
  2. Completa los campos:
    • Sucursal (obligatorio): a qué local pertenece el área.
    • Nombre del Área (obligatorio): ej. "Terraza".
    • Breve Descripción (opcional).
    • Cajero (obligatorio): el usuario cajero responsable del área.
    • Imagen del Área (opcional): foto cuadrada (relación 1:1), hasta el tamaño permitido (jpeg/png/gif).
  3. Marca, si aplican, las casillas de tipo de área:
    • Privado: el área es privada.
    • Autoservicio: zona de mostrador/barra de autoservicio.
    • Habitación: para pedidos de habitación (hotel). Al marcarla, se activa Privado automáticamente y aparece un rango horario.
  4. Si marcaste Habitación, define Hora de Inicio y Hora de Finalización (opcional): los pedidos por el QR de la habitación solo se permiten en ese rango. Déjalas vacías para no restringir horario.
  5. Guarda.

[CAPTURA: cuadro de área con Nombre, Sucursal, Cajero, Imagen y las casillas Privado/Autoservicio/Habitación]

Quién puede crear, editar o eliminar áreas

Son tres permisos separados, que se marcan en Configuración → Roles:

Permiso Qué habilita
Añadir Área crear áreas, tanto aquí como con el botón + Área de la vista en planta
Editar Área cambiar nombre, sucursal, cajero y tipo
Eliminar Área borrar un área

Quien no tenga Añadir Área no ve el botón + Área en la vista en planta. El rol Administrador puede hacer las tres cosas siempre, sin marcarle nada.

Un área con cuentas abiertas no se puede eliminar, aunque tengas el permiso. Borrar un área se lleva sus mesas, así que primero hay que cobrar o anular las cuentas de esas mesas.

Cada eliminación de área queda registrada en Reportes → Logs.

Notas y avisos

PENDIENTE DE VERIFICAR: cómo se usa exactamente el QR de habitación y el rango horario en la operación diaria.

Salón y mesas

Crear y configurar mesas

¿Qué es / para qué sirve?

Las mesas son los puntos donde se atiende a los clientes. Cada mesa pertenece a un área y a una sucursal. Aquí las creas y configuras.

Paso a paso

  1. Crea primero las áreas.
  2. Ve a Mesas → Mesas → Agregar.
  3. Completa los campos:
    • Sucursal (obligatorio).
    • Área (obligatorio): se carga según la sucursal elegida.
    • Nombre de la Mesa (obligatorio): ej. "Mesa 1".
    • Breve Descripción (opcional): ej. "Cerca de la ventana".
    • Número de Sillas (obligatorio): capacidad de la mesa (por defecto 1).
    • Marcador Bluetooth (opcional): es solo un campo identificador de la mesa; no requiere ningún equipo ni integración (ver Vipers).
    • Mesa Preseleccionada en el POS (casilla): si la marcas, esa mesa queda elegida por defecto al abrir el POS en esa sucursal.
  4. Guarda.

[CAPTURA: cuadro de mesa con Sucursal, Área, Nombre, Número de Sillas y Marcador Bluetooth]

Listado y acciones

En Mesas ves todas con su Sucursal, Área y Descripción. Por cada una puedes Editar, Eliminar o ver su código QR — según los permisos que tenga tu rol.

Quién puede crear, editar o eliminar mesas

Son tres permisos separados, que se marcan en Configuración → Roles:

Permiso Qué habilita
Añadir Mesa crear mesas y guardar la distribución del salón
Editar Mesa cambiar nombre, área, sillas y demás datos
Eliminar Mesa borrar una mesa

Quien no tenga el permiso no ve el botón: ni en el listado de Mesas ni en la vista en planta. El rol Administrador puede hacer las tres cosas siempre, sin necesidad de marcarle nada.

[CAPTURA: los tres permisos de mesas en la pantalla de Roles]

Una mesa con cuenta abierta no se puede eliminar, aunque tengas el permiso. Primero hay que cobrar o anular esa cuenta. Es para que no se pierda una mesa que todavía tiene consumo cargado.

Cada eliminación queda registrada: quién la hizo, qué mesa y desde qué pantalla. Se consulta en Reportes → Logs.

Notas y avisos

Salón y mesas

Vipers (llamadores)

¿Qué es / para qué sirve?

Un Viper es un dispositivo (llamador/marcador) que se asocia a la operación del salón. Se registra en el sistema para poder vincularlo con las mesas mediante su marcador.

Paso a paso

  1. Ve a Mesas → Vipers → Agregar.
  2. Completa:
    • Sucursal (obligatorio).
    • Nombre del Viper (obligatorio): ej. "Viper-001" o "Llamador Mesa 5".
  3. Guarda.

[CAPTURA: cuadro "Añadir Viper" con Sucursal y Nombre]

Listado y acciones

En Vipers ves cada dispositivo con su Sucursal. Por cada uno puedes Editar o Eliminar.

Relación con las mesas

El vínculo con una mesa se hace por el campo Marcador Bluetooth de la mesa (ver Crear y configurar mesas).

Notas y avisos

PENDIENTE DE VERIFICAR: el funcionamiento físico del Viper (cómo llama/identifica la mesa) y el flujo completo de emparejamiento con el marcador Bluetooth, según el hardware de tu negocio.

Salón y mesas

Vipers (identificador de pedido)

¿Qué es / para qué sirve?

Un Viper es un número/identificador que se asocia a un pedido para ubicarlo o reconocerlo (similar a un número de "espera" que se le entrega al cliente). Es totalmente manual: no se conecta a ningún equipo ni hay integración con hardware. Aquí registras los Vipers disponibles para luego asignarlos a los pedidos.

Paso a paso

  1. Ve a Mesas → Vipers → Agregar.
  2. Completa:
    • Sucursal (obligatorio).
    • Nombre del Viper (obligatorio): ej. "Viper 1", "V-05".
  3. Guarda.

[CAPTURA: cuadro "Añadir Viper" con Sucursal y Nombre]

Listado y acciones

En Vipers ves cada uno con su Sucursal. Puedes Editar o Eliminar.

Uso en la venta

Al tomar un pedido, se le puede asignar un Viper para identificarlo. La asignación es manual; el Viper solo sirve como etiqueta de referencia del pedido.

Notas y avisos

Configuración del servicio

Configuración del servicio

Crear modificadores (extras)

¿Qué es / para qué sirve?

Los modificadores (extras) son las opciones que el cajero o salonero agrega a un producto al tomar el pedido: "queso adicional", "sin cebolla", "salsa extra". Se organizan en conjuntos de modificadores (ej. el conjunto "Salsas") que luego se asocian a los productos.

Crear un conjunto de modificadores

  1. Ve a Productos → Modificadores → Agregar.
  2. Completa:
    • Conjunto de Extras (obligatorio): nombre del conjunto (ej. "Ingredientes Extra").
    • Gestionar Stock (casilla, si está habilitado): para llevar inventario de los extras.
  3. Define cuántos extras se pueden elegir de la lista:
    • Modo rango: Min y Max (ej. mínimo 0, máximo 3).
    • Modo cantidad fija: usa Cambiar para alternar a "Igual" e indicar una cantidad exacta.
  4. Agrega cada extra en la tabla, con:
    • Nombre del extra (ej. "Queso").
    • Mostrar precio: si se muestra su precio en la pantalla del POS.
    • Precio del extra.
    • ITBMS: el impuesto que aplica (o "Ninguno").
    • (Opcional) Receta: define los componentes del extra si se prepara.
    • Usa + para agregar más filas y − para quitarlas.
  5. Guarda.

[CAPTURA: cuadro "Añadir Extra" con el conjunto, el rango Min/Max y la tabla de extras (nombre, precio, ITBMS)]

Editar un conjunto

Al editar, cada extra muestra además la casilla Activo (desmárcala para deshabilitar un extra sin borrarlo) y el botón Ver receta. El botón No Aplicar quita la restricción de cantidad.

Asociar el conjunto a productos

En el listado de modificadores, cada conjunto tiene el botón Administrar productos: ábrelo y selecciona a qué productos se aplica ese conjunto de extras. Así esos extras aparecen al tomar el pedido de esos productos. La columna Productos del listado muestra a cuántos está asociado.

Notas y avisos

Configuración del servicio

Tipos de servicio

¿Qué es / para qué sirve?

Un tipo de servicio define la modalidad de la venta: comer aquí, para llevar, delivery o entrega por tercero. Cada tipo puede aplicar un cargo adicional (ej. empaque) y una lista de precios distinta por sucursal.

Paso a paso

  1. Ve a Configuración → Tipos de servicio → Agregar.
  2. Completa:
    • Nombre (obligatorio): ej. "Comer aquí", "Llevar", "Delivery".
    • Descripción (opcional).
    • Grupo de Precios por Ubicación: para cada sucursal, elige qué grupo de precios aplica con este tipo de servicio (ej. precios distintos para delivery).
  3. Configura el cargo adicional (si aplica):
    • Tipo de Carga de Embalaje: Fijo (monto) o Porcentaje (% del total).
    • Cargo Adicional: el monto o el porcentaje.
  4. (Opcional) Habilitar Campos Personalizados: agrega hasta 4 campos extra al vender con este tipo de servicio (ej. datos del delivery).
  5. Guarda.

[CAPTURA: cuadro "Tipo de Servicio" con nombre, grupo de precios por ubicación y cargo adicional]

Notas y avisos

PENDIENTE DE VERIFICAR: en qué punto exacto del POS el cajero/salonero elige el tipo de servicio durante la venta.

Reservas

Reservas

Reservas con Cupos y Factura Asociada

¿Qué es / para qué sirve?

El módulo de Reservas ahora permite controlar la agenda con cupos: turnos con horario fijo y aforo que usted define una sola vez. Así evita choques de agenda — por ejemplo, que dos clientes reserven el local completo el mismo día.

Además, cada reserva puede quedar asociada a una factura (una cuenta abierta del cliente con los productos del paquete), que se cobra el día del servicio desde el POS.

En el menú, Reservas ahora tiene dos opciones:

Paso a paso

Definir los cupos (una sola vez)

  1. Vaya a Reservas → Configuraciones.
  2. Pulse Añadir cupo y complete:
    • Nombre del cupo: como quiera llamarlo, por ejemplo FULL PARK o RESERVADO.
    • Qué se reserva:
      • Sucursal completa — el cliente reserva todo el local.
      • Salón completo — el cliente reserva un salón (área) entero.
      • Una mesa — el cupo reserva esa mesa.
    • Horario del turno (por ejemplo 11:00 a 14:00).
    • Días de la semana en que existe el cupo.
    • Aforo: cuántas reservas admite el mismo día. 1 = exclusivo.
  3. Guarde. Repita para cada turno (por ejemplo, otro par de cupos de 15:00 a 18:00).

[CAPTURA: pantalla Reservas → Configuraciones con la lista de cupos]

Ejemplo real: FULL PARK y RESERVADO

Un parque define para la mañana dos posibilidades:

Cupo Qué se reserva Efecto
FULL PARK Sucursal completa Reserva todo el local: nadie más puede reservar nada en ese horario
RESERVADO Salón completo (área Reservado) Reserva el salón privado: FULL PARK queda bloqueado, pero el público sigue entrando al área pública pagando su entrada (sin reserva)

El bloqueo es automático: si cualquiera de los dos está reservado, el otro aparece como "No disponible (choca con otra reserva)" y el sistema rechaza el intento aunque se fuerce. Al día siguiente ambos vuelven a estar libres.

Crear una reserva con cupo

  1. En Reservas → Calendario, pulse Añadir Nueva Reserva (o doble clic en un día).
  2. Elija la sucursal y el cliente (el campo permite buscar escribiendo; con el botón + crea un cliente nuevo).
  3. Elija la fecha: el campo Cupo (turno) muestra los cupos de ese día con los espacios que quedan. Los llenos o bloqueados aparecen deshabilitados.
  4. Al elegir el cupo, los campos de hora desaparecen: el horario es el del turno y se muestra en pantalla. Si no elige cupo, la reserva funciona a horario libre y ahí sí se indican las horas de inicio y fin.
  5. Guarde.

[CAPTURA: modal de reserva con el selector de cupo mostrando "quedan 2"]

Asociar una factura a la reserva

Si el cliente reserva un paquete con productos (por ejemplo, un cumpleaños con comida), primero cree la cuenta en el POS como venta en espera o cuenta por cobrar. Luego:

  1. En el modal de reserva, en Factura asociada, elija la cuenta del cliente. Si elige primero la factura, el cliente se selecciona solo.
  2. Guarde. El detalle de la reserva mostrará el número de la factura, el monto y su estado.
  3. El día del servicio, el cajero recupera esa cuenta en el POS y cobra el 100%.

Cancelar o eliminar la reserva no toca la factura: la cuenta sigue abierta en el POS para cobrarla o anularla por el camino normal.

Notas y avisos

Sin cupos, nada cambia. Si usted no define cupos, las reservas funcionan a horario libre exactamente como antes.

El aforo es por cupo y por día. Un cupo con aforo 10 admite 10 reservas ese día y luego aparece "Lleno".

La sección Configuraciones solo la ven los usuarios con permiso de administrar todas las reservas.

Al guardar la reserva puede enviarse una notificación al cliente por correo o WhatsApp. El texto de esa notificación se edita en Configuración → Plantillas de Notificación (revise que esté en español).

Áreas y Mesas

Áreas y Mesas

Enrolar personal por área

¿Qué es / para qué sirve?

Cuando el Control de acceso por áreas está activo (se enciende en Configuración → POS), cada área del restaurante tiene su lista de personal enrolado: solo esas personas ven las mesas del área en el POS y en la Vista en Planta. Este artículo explica cómo armar esa lista. Solo los administradores pueden enrolar, y ellos siempre ven todas las mesas.

Paso a paso

  1. Entre a Restaurante → Áreas. Con el control activo, cada fila muestra el botón Enrolar personal. [CAPTURA: listado de áreas con el botón naranja]
  2. Haga clic en el botón del área que quiere configurar.

Si el esquema es de enrolamiento fijo:

  1. Elija en la lista a las personas que pertenecen al área y presione Guardar. [CAPTURA: modal con la lista de personal]

Si el esquema es por día de la semana:

  1. Verá una tabla con una fila por empleado y una columna por día (Domingo a Sábado). Haga clic sobre la casilla del día que le toca a cada persona; la celda se pinta de verde. [CAPTURA: rejilla semanal con casillas marcadas]
  2. Debajo de cada día aparece un contador con cuántas personas quedaron asignadas; si un día queda en 0 (en rojo), ese día nadie —salvo los administradores— verá las mesas del área.
  3. Con mucho personal, use el buscador por nombre de la parte superior; filtrar no borra lo que ya marcó.
  4. Presione Guardar.

Notas y avisos

Estaciones compartidas (una caja para varios saloneros con PIN): enrole también a la cuenta con la que la estación inicia sesión en todas las áreas que atiende esa estación, para que el equipo muestre las mesas. Al tomar o guardar un pedido, quien decide es el PIN: si el PIN es de un salonero que no pertenece al área de la mesa, el sistema lo rechaza en el momento.

Tablets personales (cada salonero con su usuario, sin PIN): basta con enrolar a cada usuario en sus áreas; su tablet solo mostrará esas mesas, también en modo sin internet.

Guardar el enrolamiento de un esquema no borra el del otro: si un día cambia del esquema fijo al de días (o al revés), lo ya configurado en cada uno se conserva.

Una mesa sin área asignada no se restringe: la ve todo el personal.

Áreas y Mesas

Mapa de Salones e Impresoras

¿Qué es / para qué sirve?

Es un dibujo que muestra, de un solo vistazo, qué impresora atiende a cada salón.

Hasta ahora, para saber por dónde imprime un salón había que abrir su ficha y leer tres desplegables; y para comparar dos salones, abrir dos fichas y acordarse. Con varios salones y varias impresoras eso no lo sostiene nadie de memoria. Aquí está todo junto.

Es una pantalla de solo consulta: no se cambia nada desde el mapa. Para modificar la configuración se sigue entrando a la ficha del salón.

Paso a paso

  1. Entre a Restaurante → Áreas.
  2. Presione el botón Mapa de impresoras, arriba a la derecha. [CAPTURA: el botón junto a "Añadir"]
  3. Verá los salones a la izquierda y las impresoras a la derecha, unidos por líneas. [CAPTURA: el mapa completo]
  4. Pase el mouse sobre un salón para que se apague todo lo demás y queden encendidas solo sus conexiones. Funciona igual señalando una impresora.
  5. Arriba puede encender o apagar los tres tipos de línea: Comandas (viene encendida), Precuenta y Factura.
  6. Más abajo está la misma información en una tabla de texto, que se puede imprimir o copiar a un correo.

Cómo se lee el dibujo

Lo que ve Qué significa
Línea azul Por ahí salen las comandas de ese salón
Línea morada punteada Por ahí sale la precuenta
Línea naranja punteada Por ahí sale la factura
Línea ámbar y gruesa Hay una redirección: ese salón no usa la impresora de siempre

Las líneas ámbar son las que hay que mirar. Todo lo demás es el comportamiento normal; una redirección es una excepción que alguien configuró a propósito, y es lo que uno no puede adivinar. En la tabla de texto aparece además de qué impresora venía.

Los dos avisos

Si arriba aparece un aviso amarillo con categorías sin impresora, tome nota: lo que se venda de esas categorías no se imprime en ningún salón. Se arregla asignándoles impresora en el nomenclador de Categorías.

Si aparece un aviso rojo, hay una redirección que apunta a una impresora que ya no existe. Esas comandas no salen por ningún lado y hay que corregir la redirección en la ficha del salón.

Notas y avisos

Solo se dibujan las impresoras que de verdad reciben algo. Si tiene una impresora configurada que ninguna categoría usa y ningún salón redirige hacia ella, no aparece en el mapa — no tendría ninguna línea que mostrar.

Las comandas se rutean por categoría de producto, y esa regla es la misma para todo el negocio. La redirección por salón es una capa encima: cambia el destino solo para las mesas de ese salón.

El mapa usa el mismo permiso que el nomenclador de Áreas, así que quien puede ver las áreas puede ver el mapa.

Mesas y salón

Mesas y salón

Pasar una mesa a otro salonero

¿Qué es / para qué sirve?

Sirve para cambiarle el salonero a una mesa que ya tiene pedido abierto, sin entrar a editar el pedido.

Se usa todos los días: alguien sale a almorzar, termina su turno, o se pidió una mesa por error a nombre de otro. Antes esto se hacía cambiando el desplegable de personal de servicio dentro del pedido — cualquiera podía hacerlo y no quedaba constancia de quién lo hizo.

Ahora es una acción aparte, con su propio permiso y con registro.

Paso a paso

  1. Ubique la mesa, ya sea en el salón o en el listado Todos los Pedidos.
  2. Abra el menú de acciones de esa mesa y elija Reasignar personal de servicio.
  3. En la ventana que aparece, escoja el nuevo personal de servicio.
  4. Confirme.

El sistema avisa "Personal de servicio reasignado correctamente" y la mesa pasa a mostrar el nombre nuevo.

[CAPTURA: la opción "Reasignar personal de servicio" en el menú de acciones de una mesa]

[CAPTURA: la ventana para escoger el nuevo personal de servicio]

Notas y avisos

Solo aparece si usted tiene el permiso. Se llama "Reasignar el personal de servicio de una mesa" y se marca por rol. Si no lo ve, pídaselo al administrador.

Solo se puede reasignar un pedido abierto. Una vez cobrado, ya no: esa venta quedó registrada a nombre de quien la atendió, y cambiarla alteraría los reportes y las propinas ya calculadas.

Queda constancia. El sistema registra quién hizo el cambio y cuándo.

El permiso para reasignar es independiente del de abrir ventas de otros. Un cajero puede repartir mesas sin poder editar los pedidos de nadie.