# Manual de Ventas (Administración) # Ventas # Cotizaciones ## ¿Qué es / para qué sirve? Una **cotización** es un presupuesto que le das al cliente **antes de cerrar la venta**. No descuenta inventario ni cobra; si el cliente acepta, la **conviertes en factura**. ## Crear una cotización 1. Ve a **Ventas → Cotizaciones**. 2. Presiona **Agregar Cotización**. 3. Se abre la pantalla de venta con el estado ya puesto en **Cotización**. Completa cliente, productos, descuentos e impuestos (igual que en [Venta directa](venta-directa.md)). 4. Guarda. [CAPTURA: listado de cotizaciones con sus columnas (fecha, referencia, cliente, total)] ## Acciones sobre una cotización En el listado, cada cotización tiene un menú con: - **Ver**, **Editar**, **Imprimir**. - **Convertir a Factura**: la cotización se vuelve venta final (lista para cobrar). - **Convertir a Proforma**. - **Enviar notificación** de la cotización al cliente. - **Eliminar** (con motivo). ## Filtros del listado Puedes filtrar por **Sucursal**, **Cliente**, **Rango de fechas** y **Usuario**. ## Notas y avisos > - **Convertir a Factura** requiere permiso de crear ventas y que esté habilitada > esa opción en la configuración. > - Una cotización **no afecta inventario ni caja** hasta convertirse en factura. PENDIENTE DE VERIFICAR: si la opción "Convertir a Factura" está habilitada en la configuración de tu negocio. # Envíos (seguimiento de entregas) ## ¿Qué es / para qué sirve? La pantalla de **Envíos** reúne todas las ventas que tienen **datos de entrega**, para darles seguimiento: ver su estado, quién recibe y actualizarlo a medida que avanza la entrega. ## Paso a paso 1. Ve a **Ventas → Envíos**. 2. Filtra por **Sucursal**, **Cliente**, **Rango de fechas**, **Usuario**, **Estado de Pago**, **Estado de Envío** y **Personal de Servicio** (si aplica). 3. En la lista, cada venta muestra su **Estado de Envío** y los datos de entrega. 4. Abre/edita una venta para **actualizar el estado de envío** conforme avanza. [CAPTURA: listado de Envíos con la columna Estado de Envío] ## Estados de envío - **Ordenado** → **Empaquetado** → **Enviado** → **Entregado** (o **Cancelado**). Cada estado se distingue por color para ubicarlo de un vistazo. ## Notas y avisos > - Los datos de envío (dirección, gastos, "entregado a") se cargan al crear la > venta (ver [Venta directa](venta-directa.md)) o desde el cobro en el POS > (Manual del Cajero: *Registrar un delivery*). > - Mantén el **estado de envío** actualizado: es la forma de seguir cada entrega. # Venta directa (fuera del POS) ## ¿Qué es / para qué sirve? La **venta directa** es una pantalla de venta completa, **fuera del POS de mesas**, pensada para el administrador: permite crear ventas, cotizaciones o proformas con todos los detalles (cliente, envío, pago, estado, numeración). Se usa para ventas que no pasan por el punto de venta del salón. ## Paso a paso 1. Ve a **Ventas → Agregar venta**. 2. Completa la cabecera: - **Sucursal** y **Fecha de Venta** (obligatorios). - **Cliente** (obligatorio; puedes crearlo con **+**). Muestra su dirección de facturación y de envío. - **Estado de Venta**: Final, Borrador, Cotización, Proforma o Anulado. - Opcionales: **Grupo de Precios**, **Tipo de Servicio**, **Plazo de Pago**, **Esquema y Número de Factura**, **Agente de comisión**, campos personalizados y documento adjunto. 3. Agrega los **productos** (cantidad, precio, descuento por línea). 4. Ajusta **Descuento** de la orden, **Impuesto de Orden** y, si aplica, **puntos de lealtad**. 5. Completa la sección de **Envío** si corresponde: detalles, dirección, gastos, **estado de envío** y "entregado a". 6. Si el estado es **Final**, registra el **pago** (método, monto). 7. Presiona **Guardar** o **Guardar e Imprimir**. [CAPTURA: pantalla "Agregar Venta" con cliente, productos, totales y sección de envío] ## Notas y avisos > - La diferencia con el **POS** es que aquí tienes el formulario completo > (numeración, envío, crédito) en una sola pantalla, sin mesas. > - Si eliges estado **Cotización** o **Proforma**, no se cobra; se convierte > después (ver [Cotizaciones](cotizaciones.md)). > - El botón de **pago** solo aparece cuando el estado es **Final**. PENDIENTE DE VERIFICAR: qué campos personalizados de venta/envío están activos en tu negocio (se configuran en etiquetas personalizadas). # Descuentos # Descuentos (programados y personalizados) ## ¿Qué es / para qué sirve? Hay dos tipos de descuentos que define el administrador: - **Descuentos programados**: se aplican **automáticamente** según producto, categoría, marca, fechas y días (ej. "Happy hour de 5 a 7 pm"). - **Descuentos personalizados**: descuentos con nombre, listos para **aplicar a mano** en la venta, sin reglas de fecha. ## Crear un descuento programado Ve a **Ventas → Descuentos → Añadir**. El cuadro está dividido en cuatro secciones, y **solo se muestran los campos que hacen falta**: si eliges "Todos los días" no aparecen los días, y si eliges "Todo el día" no aparecen las horas. **1 · Qué descuento** - **Nombre**. - **Tipo de Descuento** (Fijo o Porcentaje) y **Monto de Descuento**. - **Prioridad**: cuál gana si varios descuentos aplican al mismo producto. **2 · A qué aplica** - **Productos específicos** *o* **Categoría y/o marca**. Es lo uno o lo otro. - **Ubicación** (sucursal). **3 · Cuándo aplica** — son tres preguntas distintas: | Pregunta | Campo | |---|---| | ¿Entre qué **fechas** existe la promoción? | Vigente desde el día / hasta el día | | ¿Qué **días de la semana**? | Todos los días · Días específicos | | ¿Entre qué **horas de cada día**? | Todo el día · Solo en un horario | **4 · Para quién** - **Excluir Grupos de Clientes** y **Excluir Listas de Precios** (ver abajo). - **Está Activo** (casilla). Abajo del cuadro hay un **resumen en palabras** de lo que acabas de configurar, por ejemplo: *"Aplicará los miércoles, de 4:00 PM a 11:00 PM, entre el 01/09/2026 y el 30/09/2026"*. Léelo antes de guardar: es la forma más rápida de darte cuenta de que pusiste algo distinto de lo que querías. [CAPTURA: cuadro de descuento con las cuatro secciones y el resumen en palabras] ## El horario de cada día **El problema que resuelve:** antes, la fecha de fin llevaba una hora, y eso confundía. Si ponías "Termina en 01/09/2028 11:00 PM" estabas diciendo que la promoción **deja de existir** ese día de 2028 a esa hora — no que se cortara a las 11 de la noche cada día. El descuento seguía aplicándose a las 11:40 PM, y con razón. Ahora son dos cosas separadas: - **Vigente desde / hasta el día**: entre qué fechas existe la promoción. Solo fecha, sin hora. - **Horario**: entre qué horas de **cada** día se aplica. **Cómo configurar los casos más comunes:** | Lo que quieres | Días | Horario | |---|---|---| | Promoción todo el día, todos los días | Todos los días | Todo el día | | Happy hour todos los días de 4 a 7 PM | Todos los días | Solo en un horario: 4:00 PM → 7:00 PM | | Miércoles de alitas, de 4 PM a 11 PM | Días específicos: miércoles | Solo en un horario: 4:00 PM → 11:00 PM | | Promoción de fin de semana que corta a las 11 PM | Días específicos: viernes, sábado | Solo en un horario: hasta 11:00 PM | **Si tu negocio cierra de madrugada:** pon la hora de fin **menor** que la de inicio. Por ejemplo, de **10:00 PM a 2:00 AM**. El sistema entiende que la promoción sigue viva después de medianoche, y el resumen te lo confirma diciendo *"(cruza la medianoche)"*. > Con "Miércoles" + "10:00 PM a 2:00 AM", la promoción sigue aplicando el **jueves a > la 1 de la mañana**: para el negocio esa sigue siendo la noche del miércoles. Y NO > aplica el jueves a las 10 de la noche. [CAPTURA: la sección Horario con "Solo en un horario" y las dos horas] ## Excluir clientes o listas de precios Sirve para que un descuento automático **no** se aplique en ciertas ventas. Son **dos campos distintos** y conviene no confundirlos: | Campo | Cuándo bloquea el descuento | |---|---| | **Excluir Grupos de Clientes** | Cuando el **cliente** de la venta pertenece a ese grupo | | **Excluir Listas de Precios** | Cuando la **venta** usa esa lista de precios | Ejemplo típico: una promoción de salón que no debe darse en los pedidos que entran por una aplicación de delivery. Si esos pedidos se cobran con la **lista de precios** de la aplicación, se excluye la lista. Si en cambio se registran a nombre de un **cliente** que pertenece a un grupo, se excluye el grupo. [CAPTURA: los dos campos de exclusión en el cuadro de descuento] > **Importante:** muchos negocios tienen un grupo de clientes y una lista de precios > **con el mismo nombre** (por ejemplo "VIP" o "Pedidos Ya"). Son cosas distintas. > Si excluyes el grupo de clientes pero tus ventas se hacen por la lista de precios, > el descuento **se va a seguir aplicando**. Ante la duda, revisa cómo se registra > esa venta: si al cobrar se elige una lista de precios, usa *Excluir Listas de > Precios*. ## Leer el listado de descuentos En el listado, cada columna contesta una cosa: | Columna | Qué dice | |---|---| | **Empieza a** / **Termina en** | Entre qué **fechas** existe la promoción | | **Frecuencia** | Qué **días** y, debajo, entre qué **horas** de cada día (o *Todo el día*) | Antes, las columnas de fecha mostraban también una hora — que era el borde del rango de fechas, no el horario de la promoción — y una promoción de 1:00 a 1:10 PM se leía como si aplicara las 24 horas. Ya no: la hora que ves en **Frecuencia** es la de la promoción. También puedes **Editar**, **Eliminar**, **Reactivar** los inactivos y **desactivar varios** a la vez. [CAPTURA: listado con las columnas Empieza a, Termina en y Frecuencia] ## Si cambias el cliente con productos ya cargados En el POS, cambiar el cliente en medio de una venta **vuelve a calcular los descuentos automáticos** de los productos que ya están en el carrito, igual que ya recalculaba los precios. Es lo correcto: el descuento que corresponde depende de a quién le estés vendiendo. Qué esperar al cambiar de cliente: - Un producto con descuento automático **lo pierde** si el cliente nuevo está excluido de ese descuento. - Un producto sin descuento **lo gana** si al cliente nuevo sí le corresponde. - Un descuento que **tú aplicaste a mano** en la línea **no se toca**: ese no depende del cliente y se respeta tal como lo pusiste. > Si el equipo está **sin internet**, los descuentos de los productos ya cargados > se quedan como estaban: para recalcularlos hace falta consultar al servidor. > Al volver la conexión, quita el producto y vuelve a agregarlo si necesitas que > tome el descuento del cliente correcto. ## Crear un descuento personalizado 1. Ve a **Ventas → Descuentos personalizados → Agregar**. 2. Completa **Nombre**, **Tipo de Descuento** (Fijo/Porcentaje) y **Monto**. 3. Guarda. Quedará disponible para aplicarlo en la venta cuando se necesite. [CAPTURA: cuadro de descuento personalizado (nombre, tipo, monto)] ## Notas y avisos > - La **Prioridad** decide cuál descuento gana cuando varios aplican al mismo > producto. Si el de mayor prioridad está **excluido** para esa venta, entra el > siguiente que sí aplique; la venta no se queda sin descuento por eso. > - Un descuento **inactivo** no se aplica; reactívalo cuando lo necesites. > - Los descuentos programados respetan las **fechas**, los **días** y el **horario** > configurados. > - Si activas o desactivas un descuento, o cambias su horario, las estaciones lo toman > solas en unos minutos. **No hace falta limpiar nada en las tablets ni reiniciar > el POS.** > - Un descuento al que **no** le pones horario aplica **todo el día**, igual que > siempre: los descuentos que ya tenías creados no cambian de comportamiento. # Auditoría # Motivos de eliminación ## ¿Qué es / para qué sirve? Los **motivos de eliminación** son la lista de razones que el personal debe elegir al eliminar una venta o quitar un producto ya comandado (ej. "Devolución", "Error de captura", "Cambio de producto"). Sirven para controlar y clasificar las anulaciones. ## Paso a paso 1. Ve a **Ventas → Motivos de eliminación**. 2. Presiona **Agregar**. 3. Escribe el **Nombre** del motivo. 4. Guarda. Puedes **Editar** o **Eliminar** los motivos desde el listado. [CAPTURA: listado de motivos de eliminación con el botón Agregar] ## Notas y avisos > - Estos motivos son los que aparecen al > [eliminar un producto ya comandado](../manual-cajero/eliminar-productos.md) y > en [Ventas eliminadas](ventas-eliminadas.md). > - No se puede **eliminar un motivo** que ya esté usado en anulaciones existentes. > - Define motivos claros: facilitan la auditoría de anulaciones. # Ventas eliminadas y modificadas ## ¿Qué es / para qué sirve? Es el **registro de auditoría** de las ventas que se **eliminaron** o de los productos que se **quitaron** de una venta. Sirve para controlar qué se anuló, quién lo hizo, quién lo autorizó y por qué. ## Paso a paso 1. Ve a **Ventas → Ventas eliminadas**. 2. Filtra por **Motivo (Razón)**, **Tipo** y **Rango de fechas**. 3. Revisa las dos pestañas: - **Eliminadas**: ventas completas eliminadas — fecha, factura, mesa, monto, sucursal, **quién la eliminó**, **motivo** y nota. - **Modificadas**: productos quitados de una venta — fecha, factura, producto, cantidad, **motivo**, nota, **quién modificó** y **quién aprobó**. [CAPTURA: pestaña "Eliminadas" con columnas de motivo, usuario y monto] ## Recuperar una venta eliminada Si tienes permiso de administrador, en la pestaña **Eliminadas** aparece el botón **Recuperar**, que restaura la venta con todos sus datos. ## Notas y avisos > - Este registro se llena **automáticamente** cuando se elimina una venta o se > quita un producto ya comandado (ver Manual del Cajero: *Eliminar productos*). > - Los **motivos** disponibles se administran en > [Motivos de eliminación](motivos-de-eliminacion.md). # Listado de Ventas # Filtrar ventas por Crédito o Contado ## ¿Qué es / para qué sirve? En **Ventas → Todas las Ventas** (`/sells`) ahora puedes filtrar el listado para ver solo las ventas que se cobraron **a crédito** o solo las que se cobraron **al contado**, sin tener que revisar una por una el estado de pago. - **Venta a crédito**: la venta se registró usando el botón "Venta a Crédito" del punto de venta (queda pendiente de cobro). - **Venta al contado**: cualquier venta cobrada con las demás formas de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.). ## Paso a paso 1. Ve a **Ventas → Todas las Ventas**. 2. En la sección de filtros, busca el campo **Tipo de venta**. 3. Elige una opción: - **Venta a crédito**: muestra solo las ventas registradas a crédito. - **Venta al contado**: muestra solo las ventas cobradas de contado. - Déjalo vacío (**Todos**) para ver ambos tipos, como antes. 4. El listado se actualiza automáticamente al elegir la opción. [CAPTURA: filtro "Tipo de venta" en la sección de filtros de Todas las Ventas] ## Notas y avisos > - Este filtro se puede combinar con los demás filtros del listado (Sucursal, > Cliente, Estado de Pago, Método de Pago, Rango de Fechas, etc.). > - No cambia ninguna venta ya registrada: solo cambia qué filas se muestran en > el listado. # Excel de Ventas por Sucursal ## ¿Qué es / para qué sirve? Descarga un **Excel con todas las ventas de una sucursal** en el rango que usted elija, con el **resumen al inicio de la hoja**. Sirve para cuadrar la caja de un local, revisar un mes completo o pasarle la información a contabilidad. Es distinto de los botones *Exp. a CSV* / *Exp. a Excel* que están sobre la tabla: esos exportan lo que está cargado en pantalla. Este lo arma el sistema con **todas** las ventas del rango. ## Paso a paso 1. Entre a **Ventas**. 2. En **Negocios**, elija la **sucursal**. Es obligatorio: el archivo es siempre de una sola sucursal. 3. Elija el **Rango de Fechas**. 4. Pulse **Excel por sucursal** (botón verde, arriba a la derecha de la tabla). 5. El archivo se descarga con un nombre que ya identifica el contenido, por ejemplo `ventas-NUEVO-ARRAIJAN-2026-06-01-a-2026-06-30.xlsx`. [CAPTURA: botón Excel por sucursal junto al botón Añadir] ## Qué trae el archivo **Al inicio de la hoja:** - Sucursal, rango de fechas y quién lo generó. - **Resumen de Facturación:** cantidad de ventas, Ventas Netas, descuento, ITBMS, Total Facturado, Mesas Abiertas y Total del Día — las mismas líneas y los mismos números que el resumen de la pantalla. - **Desglose por Método de Pago:** cuánto se registró por cada forma de cobro. **Debajo, el detalle**, una fila por venta: fecha, número de factura, cliente, sucursal, estado de pago, método de pago, descuento, impuesto, monto total, total pagado, total restante y quién la registró. [CAPTURA: Excel abierto mostrando el resumen arriba y el detalle debajo] ## Notas y avisos > **Sin sucursal no se descarga.** Si pulsa el botón con *Negocios: Todos*, aparece el aviso > *"Debe seleccionar primero un negocio"*. Elija la sucursal y vuelva a pulsar. > **Hace falta también un rango de fechas.** > **Hay un máximo de 8.000 ventas por archivo.** Si su rango tiene más, el sistema se lo indica > y le pide acortarlo. Para una sucursal de unas 225 ventas diarias, ese máximo cubre más de un > mes completo. El límite existe para que generar el archivo no afecte al sistema. > **Solo puede exportar las sucursales a las que tiene acceso.** > **Una venta con varias formas de pago** aparece en **una sola fila**, con los métodos > separados por coma. Así la columna de totales sigue cuadrando con el resumen. > Los importes del resumen del Excel corresponden a las mismas ventas que trae el archivo. # Resumen de la pantalla de Ventas ## ¿Qué es / para qué sirve? En **Ventas**, arriba del listado, el bloque **Resumen** muestra el dinero del período que usted está mirando, en dos partes: **Desglose por Método de Pago:** cómo se registró cada venta, separado por forma de cobro (efectivo, YAPPY, tarjeta…). Cada monto incluye el ITBMS y **no** incluye propinas. **Resumen de Facturación**, línea por línea: | Línea | Qué significa | |---|---| | **Ventas Netas** | Lo vendido antes del impuesto y ya con los descuentos aplicados | | **ITBMS** | El impuesto cobrado al cliente (se le entrega a la DGI, no es ingreso) | | **Total Facturado** | Ventas Netas + ITBMS: las ventas ya cerradas | | **Mesas Abiertas** | Cuántas cuentas del período siguen abiertas y por cuánto | | **Total del Día** | Total Facturado + Mesas Abiertas: el movimiento completo | Cada línea tiene un **icono de información (ⓘ)**: pase el cursor por encima y le explica qué incluye y qué no incluye ese monto. Ante la duda, esa es la referencia. > **Las mesas abiertas no son ventas todavía.** Su monto puede cambiar mientras la cuenta siga > abierta. Por eso se muestran en su propia línea y el Total del Día las suma aparte. **El pie de la tabla** (la fila *Total:* de abajo) suma **lo que las columnas muestran**, incluidas las mesas abiertas que también aparecen en el listado. Por eso el pie y el panel pueden decir números distintos: el panel corta por facturación, el pie suma el listado entero. El resumen corresponde a **todas las ventas del filtro**, no solo a las que se ven en la pantalla. Si el rango tiene 500 ventas, el resumen es de las 500, aunque la tabla muestre 25. ## Paso a paso 1. Entre a **Ventas**. 2. Elija el **Rango de Fechas** y los filtros que necesite (sucursal, cliente, método de pago, usuario…). 3. El resumen se calcula solo, sobre todo lo filtrado. 4. Puede pasar de página, cambiar cuántas filas se muestran u ordenar por otra columna: **el resumen no cambia**, porque no depende de la página. [CAPTURA: bloque Resumen con Método Pago y Totales] ## Notas y avisos > **El resumen se recalcula solo cuando cambia un filtro.** Al navegar entre páginas no se > vuelve a calcular: es la misma información y volver a pedirla solo haría más lenta la > pantalla. > **Hace falta un rango de fechas.** Sin rango no se calcula el resumen y la pantalla se lo > indica. Es a propósito: sumar el historial completo de un negocio grande puede tardar > muchísimo y afectar al sistema. > **Rangos muy amplios.** Si el rango pasa de unos 400 días, o si tiene demasiadas ventas, el > resumen no se calcula y aparece un aviso pidiéndole acortar el rango o filtrar por sucursal. > El listado sigue funcionando normal. > **Un método de pago que aparece dos veces con el mismo nombre** se muestra sumado en una sola > línea. Si le ocurre, conviene revisar en Configuración los nombres de los métodos de pago: > tener dos con el mismo nombre confunde al cajero al cobrar. > **Si el resumen no cuadra con lo que espera**, revise los filtros activos: el resumen refleja > exactamente lo mismo que el listado, incluidos los filtros que quedaron puestos.