Manual de Ventas (Administración) Ventas Cotizaciones ¿Qué es / para qué sirve? Una cotización es un presupuesto que le das al cliente antes de cerrar la venta. No descuenta inventario ni cobra; si el cliente acepta, la conviertes en factura. Crear una cotización Ve a Ventas → Cotizaciones. Presiona Agregar Cotización. Se abre la pantalla de venta con el estado ya puesto en Cotización. Completa cliente, productos, descuentos e impuestos (igual que en Venta directa). Guarda. [CAPTURA: listado de cotizaciones con sus columnas (fecha, referencia, cliente, total)] Acciones sobre una cotización En el listado, cada cotización tiene un menú con: Ver, Editar, Imprimir. Convertir a Factura: la cotización se vuelve venta final (lista para cobrar). Convertir a Proforma. Enviar notificación de la cotización al cliente. Eliminar (con motivo). Filtros del listado Puedes filtrar por Sucursal, Cliente, Rango de fechas y Usuario. Notas y avisos Convertir a Factura requiere permiso de crear ventas y que esté habilitada esa opción en la configuración. Una cotización no afecta inventario ni caja hasta convertirse en factura. PENDIENTE DE VERIFICAR: si la opción "Convertir a Factura" está habilitada en la configuración de tu negocio. Envíos (seguimiento de entregas) ¿Qué es / para qué sirve? La pantalla de Envíos reúne todas las ventas que tienen datos de entrega, para darles seguimiento: ver su estado, quién recibe y actualizarlo a medida que avanza la entrega. Paso a paso Ve a Ventas → Envíos. Filtra por Sucursal, Cliente, Rango de fechas, Usuario, Estado de Pago, Estado de Envío y Personal de Servicio (si aplica). En la lista, cada venta muestra su Estado de Envío y los datos de entrega. Abre/edita una venta para actualizar el estado de envío conforme avanza. [CAPTURA: listado de Envíos con la columna Estado de Envío] Estados de envío Ordenado → Empaquetado → Enviado → Entregado (o Cancelado). Cada estado se distingue por color para ubicarlo de un vistazo. Notas y avisos Los datos de envío (dirección, gastos, "entregado a") se cargan al crear la venta (ver Venta directa) o desde el cobro en el POS (Manual del Cajero: Registrar un delivery). Mantén el estado de envío actualizado: es la forma de seguir cada entrega. Venta directa (fuera del POS) ¿Qué es / para qué sirve? La venta directa es una pantalla de venta completa, fuera del POS de mesas, pensada para el administrador: permite crear ventas, cotizaciones o proformas con todos los detalles (cliente, envío, pago, estado, numeración). Se usa para ventas que no pasan por el punto de venta del salón. Paso a paso Ve a Ventas → Agregar venta. Completa la cabecera: Sucursal y Fecha de Venta (obligatorios). Cliente (obligatorio; puedes crearlo con +). Muestra su dirección de facturación y de envío. Estado de Venta: Final, Borrador, Cotización, Proforma o Anulado. Opcionales: Grupo de Precios, Tipo de Servicio, Plazo de Pago, Esquema y Número de Factura, Agente de comisión, campos personalizados y documento adjunto. Agrega los productos (cantidad, precio, descuento por línea). Ajusta Descuento de la orden, Impuesto de Orden y, si aplica, puntos de lealtad. Completa la sección de Envío si corresponde: detalles, dirección, gastos, estado de envío y "entregado a". Si el estado es Final, registra el pago (método, monto). Presiona Guardar o Guardar e Imprimir. [CAPTURA: pantalla "Agregar Venta" con cliente, productos, totales y sección de envío] Notas y avisos La diferencia con el POS es que aquí tienes el formulario completo (numeración, envío, crédito) en una sola pantalla, sin mesas. Si eliges estado Cotización o Proforma, no se cobra; se convierte después (ver Cotizaciones). El botón de pago solo aparece cuando el estado es Final. PENDIENTE DE VERIFICAR: qué campos personalizados de venta/envío están activos en tu negocio (se configuran en etiquetas personalizadas). Descuentos Descuentos (programados y personalizados) ¿Qué es / para qué sirve? Hay dos tipos de descuentos que define el administrador: Descuentos programados: se aplican automáticamente según producto, categoría, marca, fechas y días (ej. "Happy hour de 5 a 7 pm"). Descuentos personalizados: descuentos con nombre, listos para aplicar a mano en la venta, sin reglas de fecha. Crear un descuento programado Ve a Ventas → Descuentos → Añadir. El cuadro está dividido en cuatro secciones, y solo se muestran los campos que hacen falta: si eliges "Todos los días" no aparecen los días, y si eliges "Todo el día" no aparecen las horas. 1 · Qué descuento Nombre. Tipo de Descuento (Fijo o Porcentaje) y Monto de Descuento. Prioridad: cuál gana si varios descuentos aplican al mismo producto. 2 · A qué aplica Productos específicos o Categoría y/o marca. Es lo uno o lo otro. Ubicación (sucursal). 3 · Cuándo aplica — son tres preguntas distintas: Pregunta Campo ¿Entre qué fechas existe la promoción? Vigente desde el día / hasta el día ¿Qué días de la semana? Todos los días · Días específicos ¿Entre qué horas de cada día? Todo el día · Solo en un horario 4 · Para quién Excluir Grupos de Clientes y Excluir Listas de Precios (ver abajo). Está Activo (casilla). Abajo del cuadro hay un resumen en palabras de lo que acabas de configurar, por ejemplo: "Aplicará los miércoles, de 4:00 PM a 11:00 PM, entre el 01/09/2026 y el 30/09/2026". Léelo antes de guardar: es la forma más rápida de darte cuenta de que pusiste algo distinto de lo que querías. [CAPTURA: cuadro de descuento con las cuatro secciones y el resumen en palabras] El horario de cada día El problema que resuelve: antes, la fecha de fin llevaba una hora, y eso confundía. Si ponías "Termina en 01/09/2028 11:00 PM" estabas diciendo que la promoción deja de existir ese día de 2028 a esa hora — no que se cortara a las 11 de la noche cada día. El descuento seguía aplicándose a las 11:40 PM, y con razón. Ahora son dos cosas separadas: Vigente desde / hasta el día: entre qué fechas existe la promoción. Solo fecha, sin hora. Horario: entre qué horas de cada día se aplica. Cómo configurar los casos más comunes: Lo que quieres Días Horario Promoción todo el día, todos los días Todos los días Todo el día Happy hour todos los días de 4 a 7 PM Todos los días Solo en un horario: 4:00 PM → 7:00 PM Miércoles de alitas, de 4 PM a 11 PM Días específicos: miércoles Solo en un horario: 4:00 PM → 11:00 PM Promoción de fin de semana que corta a las 11 PM Días específicos: viernes, sábado Solo en un horario: hasta 11:00 PM Si tu negocio cierra de madrugada: pon la hora de fin menor que la de inicio. Por ejemplo, de 10:00 PM a 2:00 AM. El sistema entiende que la promoción sigue viva después de medianoche, y el resumen te lo confirma diciendo "(cruza la medianoche)". Con "Miércoles" + "10:00 PM a 2:00 AM", la promoción sigue aplicando el jueves a la 1 de la mañana: para el negocio esa sigue siendo la noche del miércoles. Y NO aplica el jueves a las 10 de la noche. [CAPTURA: la sección Horario con "Solo en un horario" y las dos horas] Excluir clientes o listas de precios Sirve para que un descuento automático no se aplique en ciertas ventas. Son dos campos distintos y conviene no confundirlos: Campo Cuándo bloquea el descuento Excluir Grupos de Clientes Cuando el cliente de la venta pertenece a ese grupo Excluir Listas de Precios Cuando la venta usa esa lista de precios Ejemplo típico: una promoción de salón que no debe darse en los pedidos que entran por una aplicación de delivery. Si esos pedidos se cobran con la lista de precios de la aplicación, se excluye la lista. Si en cambio se registran a nombre de un cliente que pertenece a un grupo, se excluye el grupo. [CAPTURA: los dos campos de exclusión en el cuadro de descuento] Importante: muchos negocios tienen un grupo de clientes y una lista de precios con el mismo nombre (por ejemplo "VIP" o "Pedidos Ya"). Son cosas distintas. Si excluyes el grupo de clientes pero tus ventas se hacen por la lista de precios, el descuento se va a seguir aplicando. Ante la duda, revisa cómo se registra esa venta: si al cobrar se elige una lista de precios, usa Excluir Listas de Precios. Leer el listado de descuentos En el listado, cada columna contesta una cosa: Columna Qué dice Empieza a / Termina en Entre qué fechas existe la promoción Frecuencia Qué días y, debajo, entre qué horas de cada día (o Todo el día) Antes, las columnas de fecha mostraban también una hora — que era el borde del rango de fechas, no el horario de la promoción — y una promoción de 1:00 a 1:10 PM se leía como si aplicara las 24 horas. Ya no: la hora que ves en Frecuencia es la de la promoción. También puedes Editar, Eliminar, Reactivar los inactivos y desactivar varios a la vez. [CAPTURA: listado con las columnas Empieza a, Termina en y Frecuencia] Si cambias el cliente con productos ya cargados En el POS, cambiar el cliente en medio de una venta vuelve a calcular los descuentos automáticos de los productos que ya están en el carrito, igual que ya recalculaba los precios. Es lo correcto: el descuento que corresponde depende de a quién le estés vendiendo. Qué esperar al cambiar de cliente: Un producto con descuento automático lo pierde si el cliente nuevo está excluido de ese descuento. Un producto sin descuento lo gana si al cliente nuevo sí le corresponde. Un descuento que tú aplicaste a mano en la línea no se toca: ese no depende del cliente y se respeta tal como lo pusiste. Si el equipo está sin internet, los descuentos de los productos ya cargados se quedan como estaban: para recalcularlos hace falta consultar al servidor. Al volver la conexión, quita el producto y vuelve a agregarlo si necesitas que tome el descuento del cliente correcto. Crear un descuento personalizado Ve a Ventas → Descuentos personalizados → Agregar. Completa Nombre, Tipo de Descuento (Fijo/Porcentaje) y Monto. Guarda. Quedará disponible para aplicarlo en la venta cuando se necesite. [CAPTURA: cuadro de descuento personalizado (nombre, tipo, monto)] Notas y avisos La Prioridad decide cuál descuento gana cuando varios aplican al mismo producto. Si el de mayor prioridad está excluido para esa venta, entra el siguiente que sí aplique; la venta no se queda sin descuento por eso. Un descuento inactivo no se aplica; reactívalo cuando lo necesites. Los descuentos programados respetan las fechas, los días y el horario configurados. Si activas o desactivas un descuento, o cambias su horario, las estaciones lo toman solas en unos minutos. No hace falta limpiar nada en las tablets ni reiniciar el POS. Un descuento al que no le pones horario aplica todo el día, igual que siempre: los descuentos que ya tenías creados no cambian de comportamiento. Auditoría Motivos de eliminación ¿Qué es / para qué sirve? Los motivos de eliminación son la lista de razones que el personal debe elegir al eliminar una venta o quitar un producto ya comandado (ej. "Devolución", "Error de captura", "Cambio de producto"). Sirven para controlar y clasificar las anulaciones. Paso a paso Ve a Ventas → Motivos de eliminación. Presiona Agregar. Escribe el Nombre del motivo. Guarda. Puedes Editar o Eliminar los motivos desde el listado. [CAPTURA: listado de motivos de eliminación con el botón Agregar] Notas y avisos Estos motivos son los que aparecen al eliminar un producto ya comandado y en Ventas eliminadas. No se puede eliminar un motivo que ya esté usado en anulaciones existentes. Define motivos claros: facilitan la auditoría de anulaciones. Ventas eliminadas y modificadas ¿Qué es / para qué sirve? Es el registro de auditoría de las ventas que se eliminaron o de los productos que se quitaron de una venta. Sirve para controlar qué se anuló, quién lo hizo, quién lo autorizó y por qué. Paso a paso Ve a Ventas → Ventas eliminadas. Filtra por Motivo (Razón), Tipo y Rango de fechas. Revisa las dos pestañas: Eliminadas: ventas completas eliminadas — fecha, factura, mesa, monto, sucursal, quién la eliminó, motivo y nota. Modificadas: productos quitados de una venta — fecha, factura, producto, cantidad, motivo, nota, quién modificó y quién aprobó. [CAPTURA: pestaña "Eliminadas" con columnas de motivo, usuario y monto] Recuperar una venta eliminada Si tienes permiso de administrador, en la pestaña Eliminadas aparece el botón Recuperar, que restaura la venta con todos sus datos. Notas y avisos Este registro se llena automáticamente cuando se elimina una venta o se quita un producto ya comandado (ver Manual del Cajero: Eliminar productos). Los motivos disponibles se administran en Motivos de eliminación. Listado de Ventas Filtrar ventas por Crédito o Contado ¿Qué es / para qué sirve? En Ventas → Todas las Ventas ( /sells) ahora puedes filtrar el listado para ver solo las ventas que se cobraron a crédito o solo las que se cobraron al contado, sin tener que revisar una por una el estado de pago. Venta a crédito: la venta se registró usando el botón "Venta a Crédito" del punto de venta (queda pendiente de cobro). Venta al contado: cualquier venta cobrada con las demás formas de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.). Paso a paso Ve a Ventas → Todas las Ventas. En la sección de filtros, busca el campo Tipo de venta. Elige una opción: Venta a crédito: muestra solo las ventas registradas a crédito. Venta al contado: muestra solo las ventas cobradas de contado. Déjalo vacío (Todos) para ver ambos tipos, como antes. El listado se actualiza automáticamente al elegir la opción. [CAPTURA: filtro "Tipo de venta" en la sección de filtros de Todas las Ventas] Notas y avisos Este filtro se puede combinar con los demás filtros del listado (Sucursal, Cliente, Estado de Pago, Método de Pago, Rango de Fechas, etc.). No cambia ninguna venta ya registrada: solo cambia qué filas se muestran en el listado. Excel de Ventas por Sucursal ¿Qué es / para qué sirve? Descarga un Excel con todas las ventas de una sucursal en el rango que usted elija, con el resumen al inicio de la hoja. Sirve para cuadrar la caja de un local, revisar un mes completo o pasarle la información a contabilidad. Es distinto de los botones Exp. a CSV / Exp. a Excel que están sobre la tabla: esos exportan lo que está cargado en pantalla. Este lo arma el sistema con todas las ventas del rango. Paso a paso Entre a Ventas. En Negocios, elija la sucursal. Es obligatorio: el archivo es siempre de una sola sucursal. Elija el Rango de Fechas. Pulse Excel por sucursal (botón verde, arriba a la derecha de la tabla). El archivo se descarga con un nombre que ya identifica el contenido, por ejemplo ventas-NUEVO-ARRAIJAN-2026-06-01-a-2026-06-30.xlsx. [CAPTURA: botón Excel por sucursal junto al botón Añadir] Qué trae el archivo Al inicio de la hoja: Sucursal, rango de fechas y quién lo generó. Resumen de Facturación: cantidad de ventas, Ventas Netas, descuento, ITBMS, Total Facturado, Mesas Abiertas y Total del Día — las mismas líneas y los mismos números que el resumen de la pantalla. Desglose por Método de Pago: cuánto se registró por cada forma de cobro. Debajo, el detalle, una fila por venta: fecha, número de factura, cliente, sucursal, estado de pago, método de pago, descuento, impuesto, monto total, total pagado, total restante y quién la registró. [CAPTURA: Excel abierto mostrando el resumen arriba y el detalle debajo] Notas y avisos Sin sucursal no se descarga. Si pulsa el botón con Negocios: Todos, aparece el aviso "Debe seleccionar primero un negocio". Elija la sucursal y vuelva a pulsar. Hace falta también un rango de fechas. Hay un máximo de 8.000 ventas por archivo. Si su rango tiene más, el sistema se lo indica y le pide acortarlo. Para una sucursal de unas 225 ventas diarias, ese máximo cubre más de un mes completo. El límite existe para que generar el archivo no afecte al sistema. Solo puede exportar las sucursales a las que tiene acceso. Una venta con varias formas de pago aparece en una sola fila, con los métodos separados por coma. Así la columna de totales sigue cuadrando con el resumen. Los importes del resumen del Excel corresponden a las mismas ventas que trae el archivo. Resumen de la pantalla de Ventas ¿Qué es / para qué sirve? En Ventas, arriba del listado, el bloque Resumen muestra el dinero del período que usted está mirando, en dos partes: Desglose por Método de Pago: cómo se registró cada venta, separado por forma de cobro (efectivo, YAPPY, tarjeta…). Cada monto incluye el ITBMS y no incluye propinas. Resumen de Facturación, línea por línea: Línea Qué significa Ventas Netas Lo vendido antes del impuesto y ya con los descuentos aplicados ITBMS El impuesto cobrado al cliente (se le entrega a la DGI, no es ingreso) Total Facturado Ventas Netas + ITBMS: las ventas ya cerradas Mesas Abiertas Cuántas cuentas del período siguen abiertas y por cuánto Total del Día Total Facturado + Mesas Abiertas: el movimiento completo Cada línea tiene un icono de información (ⓘ): pase el cursor por encima y le explica qué incluye y qué no incluye ese monto. Ante la duda, esa es la referencia. Las mesas abiertas no son ventas todavía. Su monto puede cambiar mientras la cuenta siga abierta. Por eso se muestran en su propia línea y el Total del Día las suma aparte. El pie de la tabla (la fila Total: de abajo) suma lo que las columnas muestran, incluidas las mesas abiertas que también aparecen en el listado. Por eso el pie y el panel pueden decir números distintos: el panel corta por facturación, el pie suma el listado entero. El resumen corresponde a todas las ventas del filtro, no solo a las que se ven en la pantalla. Si el rango tiene 500 ventas, el resumen es de las 500, aunque la tabla muestre 25. Paso a paso Entre a Ventas. Elija el Rango de Fechas y los filtros que necesite (sucursal, cliente, método de pago, usuario…). El resumen se calcula solo, sobre todo lo filtrado. Puede pasar de página, cambiar cuántas filas se muestran u ordenar por otra columna: el resumen no cambia, porque no depende de la página. [CAPTURA: bloque Resumen con Método Pago y Totales] Notas y avisos El resumen se recalcula solo cuando cambia un filtro. Al navegar entre páginas no se vuelve a calcular: es la misma información y volver a pedirla solo haría más lenta la pantalla. Hace falta un rango de fechas. Sin rango no se calcula el resumen y la pantalla se lo indica. Es a propósito: sumar el historial completo de un negocio grande puede tardar muchísimo y afectar al sistema. Rangos muy amplios. Si el rango pasa de unos 400 días, o si tiene demasiadas ventas, el resumen no se calcula y aparece un aviso pidiéndole acortar el rango o filtrar por sucursal. El listado sigue funcionando normal. Un método de pago que aparece dos veces con el mismo nombre se muestra sumado en una sola línea. Si le ocurre, conviene revisar en Configuración los nombres de los métodos de pago: tener dos con el mismo nombre confunde al cajero al cobrar. Si el resumen no cuadra con lo que espera, revise los filtros activos: el resumen refleja exactamente lo mismo que el listado, incluidos los filtros que quedaron puestos.