Cotizar desde el POS
¿Qué es / para qué sirve?
Una cotización es el precio que usted le entrega a un cliente antes de que decida comprar. No es una factura: no cobra, no afecta la caja y el cliente puede aceptarla o no.
Desde el POS puede armar la cotización con los productos, entregarla en PDF tamaño carta (para imprimir o enviar por correo) y, si el cliente acepta, convertirla en pedido con un solo botón.
Si no ve el botón COTIZACIÓN en su POS, es que la opción no está activada para su negocio. Pídalo al administrador.
Paso a paso
1. Hacer la cotización
- En el POS, elija el cliente. Es obligatorio: una cotización va dirigida a alguien, así
que no sirve el cliente por defecto (Contado). Si no lo tiene creado, créelo con el botón
+. - Agregue los productos y las cantidades como en una venta normal.
- Pulse COTIZACIÓN.
Se abre una pestaña nueva con la cotización lista, en hoja carta.
[CAPTURA: barra inferior del POS con el botón COTIZACIÓN]
2. Entregarla al cliente
En esa pestaña tiene dos botones:
- Imprimir — la manda a la impresora de hojas (no a la de recibos).
- Descargar PDF — guarda el archivo para enviarlo por correo o WhatsApp.
[CAPTURA: vista previa de la cotización con los botones Imprimir y Descargar PDF]
3. Volver a buscarla después
- Pulse PEDIDOS.
- Entre en la pestaña Cotizaciones.
- Si tiene muchas, escriba en el buscador el número o el nombre del cliente.
Cada cotización tiene tres botones:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Editar | Abre la cotización en el POS para cambiar productos o cantidades |
| Descarga otra vez el archivo | |
| Convertir en pedido | El cliente aceptó: pasa a ser un pedido normal |
[CAPTURA: pestaña Cotizaciones con los tres botones]
4. Cuando el cliente acepta
- Pulse Convertir en pedido y confirme.
- La cotización deja de serlo y pasa a la pestaña Facturas como un pedido, igual que si hubiera usado TOMAR PEDIDO.
- Desde ahí lo cobra normal, con PAGAR.
Notas y avisos
Convertir no se puede deshacer. Al convertir, el sistema descuenta el inventario y le asigna un número nuevo de la serie de ventas (el número de cotización no se conserva). Confirme solo cuando el cliente ya aceptó.
Una cotización no cobra ni afecta la caja. Mientras siga siendo cotización no aparece en las ventas del día ni en el cierre.
La cotización no tiene precuenta. La precuenta es para las cuentas de mesa; el impreso de una cotización es su PDF.
El diseño de la cotización lo define el administrador en los diseños de factura: la vigencia ("Válida hasta"), los términos y condiciones y el pie de página. Si algo de eso está mal, no se corrige desde el POS.
Los precios tienen fecha de vencimiento. La cotización muestra hasta cuándo es válida. Si el cliente vuelve después de esa fecha, revise los precios antes de convertirla.