Ajustar una Orden de Compra ya recibida

¿Qué es / para qué sirve?

A veces una Orden de Compra se captura con un error (la unidad equivocada, la cantidad equivocada, un producto de más) y esto se descubre después de que ya no se puede editar por la pantalla normal de "Editar". Esto pasa en dos momentos distintos:

• La orden ya quedó marcada como Recibida.
• La orden todavía no se ha recibido (está Pendiente, Solicitado o Enviado), pero la Planta de Producción ya emitió su factura para esa orden — en ese caso la pantalla normal de "Editar" también se bloquea, aunque la orden todavía no se haya recibido en la sucursal.

Antes, la única forma de corregir cualquiera de los dos casos era pedirle a soporte técnico que lo arreglara directo en la base de datos. Ahora, quien tenga el permiso correspondiente puede corregirla desde la misma pantalla de la orden, sin esperar a soporte.

Permisos

Esta función está dividida en 4 permisos independientes, que un administrador puede asignar por rol en Gestión de Usuarios > Roles:

• Órdenes de Compra - Cambiar unidad (OC recibida o facturada por planta)
• Órdenes de Compra - Cambiar cantidad (OC recibida o facturada por planta)
• Órdenes de Compra - Eliminar línea (OC recibida o facturada por planta)
• Órdenes de Compra - Eliminar orden completa (OC recibida o facturada por planta)

Un usuario Administrador del negocio ya tiene los 4 automáticamente. Si no ve ninguno de los botones descritos abajo en una orden que cumple alguna de las dos condiciones de arriba, pregúntele a su administrador si su rol tiene asignado el permiso correspondiente.

Paso a paso

1. En Producciones > Órdenes de Compra, busque la orden — debe estar en estado Recibido, o en Pendiente, Solicitado o Enviado con la factura de planta ya emitida — y entre a su opción Ver.
2. En la tabla de líneas aparece una columna Ajustar con un botón ⚙ por producto. Ahí encontrará:
   • Cambiar unidad: le pide la nueva unidad (de las que ese producto tiene configuradas) y la cantidad en esa unidad.
   • Cambiar cantidad: le pide la nueva cantidad, en la misma unidad que ya tenía la línea.
   • Eliminar línea: quita ese producto de la orden por completo.
3. Al final de la orden hay un botón "Eliminar orden completa" para borrar toda la orden.
4. Antes de aplicar cualquier cambio, el sistema le muestra un aviso con el impacto real: cuánto va a cambiar el inventario (de la sucursal y, si la orden viene de la planta de producción, también el de la planta) y cuánto va a cambiar el total de la orden. Si la orden todavía no se ha recibido en la sucursal (solo tiene la factura de planta), el aviso se lo aclara: el inventario de la sucursal NO cambia porque nunca llegó a recibirse, pero el inventario de planta y el total de su factura sí se recalculan. Revise este aviso con cuidado antes de confirmar — una vez aplicado, el cambio ya movió inventario.

[CAPTURA: columna "Ajustar" en la tabla de líneas de una orden recibida, con el menú desplegado mostrando las 3 opciones]

[CAPTURA: diálogo de confirmación mostrando el impacto en inventario y en el total antes de aplicar el cambio]

Cuándo el sistema bloquea el ajuste

• Si la línea ya fue vendida, ajustada o usada en producción, o si ya está vinculada al costeo de una venta, el sistema bloquea el cambio y explica el motivo. Un usuario superadministrador puede, en ese caso, elegir "Forzar de todas formas" y escribir un motivo obligatorio — mida bien esta decisión, porque deja esos movimientos previos sin su referencia original.
• Si la orden tiene pagos registrados, "Eliminar orden completa" también se bloquea, con la misma opción de forzar para superadministradores.
• Si la venta asociada ya tiene Factura Electrónica con CUFE confirmado por la DGI, el ajuste se bloquea siempre, sin excepción — ni siquiera un superadministrador puede forzarlo. Una factura electrónica ya timbrada es un documento legal que no se puede editar por este medio; si el error ya se facturó electrónicamente, debe corregirse con una Nota de Crédito.
• Si la orden quedó con dos facturas de planta (por ejemplo, dos personas la facturaron al mismo tiempo), el ajuste se bloquea siempre y le muestra los números de ambas facturas. Primero anule la factura duplicada; después podrá ajustar la orden.

[CAPTURA: aviso de "Acción bloqueada" por factura electrónica, sin opción de forzar]

Notas y avisos

Esta función reemplaza los ajustes manuales que antes solo podía hacer soporte técnico directo en la base de datos. Si la orden en cuestión ya tiene Factura Electrónica emitida, esta pantalla no lo va a dejar continuar — consulte con su contador sobre la Nota de Crédito correspondiente.

Una orden se factura una sola vez. Si la planta intenta facturar una orden que ya tiene factura (aunque sea en borrador), el sistema no lo deja y le muestra el número de la factura existente. Si de verdad hay que facturarla de nuevo, primero anule o elimine esa factura.