Cuando el inventario no cuadra

¿Qué es / para qué sirve?

Esta guía explica por qué el sistema puede mostrar existencias que no coinciden con lo que hay en el almacén, cómo saber de cuál de los dos casos se trata, y qué hacer en cada uno.

Antes de nada hay que entender algo: el sistema lleva dos inventarios a la vez.

	Qué es	Dónde lo ve
Existencia	Un número guardado. Es el que muestra el Reporte de Existencias y el que usa el POS al vender	Reportes → Reporte de Existencias
Kardex	El historial. Se calcula sumando todas las entradas y salidas del producto	Productos → el producto → Kardex

Cuando los dos números no coinciden, el que está bien es el Kardex, porque se recalcula desde los movimientos. La Existencia es un número que se va actualizando y puede quedarse atrás.

Regla práctica: si el Reporte de Existencias y el Kardex no dicen lo mismo, no invente un ajuste. Avise a soporte: hay que igualar la Existencia al Kardex, no al revés.

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Los tres motivos por los que deja de cuadrar

1. Vendió algo que el sistema no sabe que consume nada

Es el motivo más común y el más fácil de corregir usted mismo.

Si un producto no tiene receta cargada, al venderlo el sistema no descuenta nada. Usted vendió una orden de alitas de verdad, salieron alitas del congelador de verdad, pero el inventario ni se enteró.

Pasa sobre todo con:

• Los extras que se agregan a un plato (Extra Pollo, Extra Bacon, Extra Queso, Salsa…).
• Los platos que se venden como agregado dentro de otro (HAMB, SALCHICHIPAPA, ORDEN ALITAS, Quesadillas, TOCI DOG, HOTDOG…).

Cómo saber si le está pasando: vaya al Kardex de una materia prima que usted sabe que se gasta —pollo, carne, queso— y compare las salidas contra lo que realmente se usó en el mes. Si el Kardex muestra mucho menos de lo que se gastó, es esto.

Cómo se corrige: cargándole la receta a esos artículos. Es lo que le dice al sistema "cuando vendas esto, descuenta tanto de aquello". Mientras no tengan receta, va a seguir faltando por más veces que cuente.

[CAPTURA: pantalla de edición de un producto mostrando dónde se carga la receta]

2. Un producto que se mide en una unidad que convierte

Hasta la actualización de septiembre de 2026, facturar desde Facturación de Planta un producto que se mide en una unidad que el sistema convierte —por ejemplo Galón, que equivale a 3.785 mililitros— descontaba de la Existencia 3.785 veces lo que se facturaba. La factura y el Kardex quedaban bien; solo la Existencia se dañaba.

Cómo saber si le pasó: es inconfundible. La Existencia muestra un número disparatado en negativo —decenas o cientos de miles— mientras el Kardex muestra una cantidad normal.

Cómo se corrige: la causa ya está corregida en el sistema. Lo que quedó dañado lo repara soporte igualando la Existencia al Kardex. No quite la unidad de la lista de unidades del producto: esa lista decide qué unidades ofrece el formulario, y quitarla puede hacer que una cantidad tecleada en galones se registre en onzas.

Si ve un producto con existencia en cientos de miles negativos, no es mercancía perdida ni un robo. Avise a soporte antes de tomar cualquier decisión.

3. Faltante o sobrante real

Solo cuando descartó los dos anteriores. Aquí sí hay una diferencia física de verdad, y se resuelve con una Toma de Inventario.

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Paso a paso: corregir el inventario de una sucursal

Siga este orden. Saltarse un paso hace que el trabajo de los siguientes no sirva.

1. Revise las recetas. Entre a Productos y verifique que todo lo que consume materia prima tenga su receta cargada. Póngale especial atención a los extras y a los platos que se venden como agregado dentro de otro.

2. Pida la reparación de los números dañados. Soporte tiene una herramienta que iguala la Existencia al Kardex de toda la sucursal.

3. Ahora sí, tome el inventario. Productos → Toma de Inventario. Cuente físicamente, registre las cantidades y aplique. Al aplicar, la Existencia y el Kardex quedan los dos en lo que usted contó, aunque antes no coincidieran.

4. Vuelva a comparar a la semana siguiente. Si un producto se volvió a descuadrar, lo más probable es que siga faltando una receta: vuelva al paso 1 con ese producto.

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Notas y avisos

Puede contar mientras el local vende. El sistema compara lo que usted contó contra lo que había en el momento en que contó cada producto. Lo que se venda después —mientras termina de contar o antes de aplicar— sigue descontándose normalmente y no se pierde.

Un cero no es lo mismo que una celda vacía. Si está usando el Excel de la toma de inventario, escriba 0 en lo que contó y no hay; deje la celda vacía en lo que todavía no ha contado. Si deja en blanco lo que contó en cero, ese producto queda como "sin contar".

Contar no arregla la causa. Si el motivo era una receta faltante, el inventario va a volver a descuadrarse a los pocos días. La toma de inventario pone el contador al día; la receta es la que evita que se vuelva a ir.

Una existencia en negativo no se "arregla" poniéndola en cero. Si el Kardex dice que se vendió más de lo que entró, poner la Existencia en cero esconde el faltante en vez de explicarlo. Lo que corresponde es buscar la entrada que no se registró —una compra, una producción, una transferencia— o contar y aplicar una Toma de Inventario.

Hay productos que aparecen descuadrados y no lo están. Los combos, los modificadores y los extras no llevan control de existencias: su Kardex acumula salidas pero su existencia siempre es cero. Eso no es mercancía faltante. Fíjese solo en la materia prima y en los productos que sí controlan existencias.

Compras y traslados no son el problema. Se revisaron y funcionan correctamente. Si algo no cuadra, busque primero por el lado de las recetas.

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Preguntas frecuentes

¿Por qué el POS me deja vender algo que el sistema dice que está en negativo? Porque el POS usa la Existencia, y si esa quedó en negativo por alguno de los motivos de arriba, el producto igual se vende. El negativo es la señal de que hay algo que corregir, no un bloqueo.

Conté el inventario el mes pasado, ¿por qué volvió a descuadrarse? Casi siempre porque la causa sigue viva: un producto que se vende sin receta. Contar pone el número al día, pero no evita que se vuelva a ir.

¿El Kardex o la Existencia? ¿A cuál le creo? Al Kardex. Es el que muestra de dónde salió cada movimiento y se puede auditar línea por línea.