Formato de la Cotización en PDF

¿Qué es / para qué sirve?

La cotización que el cajero entrega al cliente sale en hoja tamaño carta, con su propio formato: encabezado, vigencia, términos y condiciones, firmas y pie de página.

Ese formato se configura dentro de cada diseño de factura, igual que la factura. Así, si tiene varias sucursales y cada una usa su diseño, cada una puede tener su propia cotización.

Los términos de la cotización y los de la factura son independientes. Lo que escriba aquí no sale en la factura.

Paso a paso

1. Activar la función

En Configuración → POS → Cotización en PDF, marque la casilla y guarde.

Recién ahí aparece el botón COTIZACIÓN en el punto de venta.

[CAPTURA: sección Cotización en PDF en Configuración → POS]

2. Configurar el formato

Vaya a Configuración → Diseños de factura, entre al diseño que usa la sucursal y baje hasta Cotización en PDF:

Campo	Para qué sirve
Plantilla	Clásica (la de siempre, sobria) o Eventos (más colorida, con el bloque Datos Generales del evento)
Días de validez	Calcula el "Válida hasta" desde la fecha de emisión. Por defecto 30
Nota de pie de página	Línea final. Si la deja vacía se usa el pie de la factura
Título del bloque de términos	Cambia el encabezado de ese bloque. Ej.: Requerimientos
Términos y condiciones	Se imprimen al final de la hoja. Un renglón por condición
Ocultar «Válida hasta»	Quita la fila de vigencia del encabezado
No imprimir el detalle de extras	Los combos y adicionales dejan de listarse: sale solo el nombre del producto
Ocultar el bloque de firmas	Por defecto la cotización trae dos líneas de firma

Guarde el diseño.

Cuándo usar la plantilla Eventos

Es para negocios que cotizan eventos: fiestas infantiles, catering, salones. Trae dos cosas que la clásica no tiene:

• Un bloque Datos Generales con los datos del evento (festejado, temática, fecha y hora), que el cajero llena en el POS. Ver Cotizar desde el POS.
• Colores de fiesta (violeta, naranja, amarillo, verde y fucsia).

La plantilla Eventos usa su propia paleta de colores y no toma el "color de resaltado" del diseño. Es a propósito: ese color viene en negro en casi todos los negocios y la cotización saldría sin color.

Cuándo ocultar «Válida hasta»

Si usted confirma la disponibilidad antes de enviar la cotización, la fecha de vigencia confunde. Márquelo y explique la condición real en los términos, por ejemplo: "Para reservar la fecha se requiere un abono del 50%".

[CAPTURA: sección Cotización en PDF dentro del diseño de factura]

3. Verificar

Haga una cotización de prueba en el POS y revise el PDF.

Qué más toma del diseño

Además de lo anterior, la cotización usa del mismo diseño:

• El título (Encabezado de cotización) y la etiqueta del número (Prefijo del número de cotización), que se configuran más arriba en ese formulario.
• El encabezado con los datos del negocio y el color del diseño.

El logo

El logo que sale en la cotización es el del negocio (Ajustes del negocio → Logo), no el del diseño de factura.

En la plantilla Eventos, si hay logo no se imprime el nombre del negocio: el logo ya lo lleva y salía dos veces. Si el negocio no tiene logo, se imprime el nombre. En ambos casos, la firma de la izquierda sigue mostrando el nombre.

Notas y avisos

Cada sucursal usa el diseño que tenga asignado. Si dos sucursales comparten diseño, comparten también los términos de la cotización. Para que sean distintos, cada una necesita su propio diseño.

Los nombres de las columnas no se heredan del recibo. La cotización siempre dice Descripción, Cantidad, Precio unit. e Importe, aunque en el diseño estén abreviados (C/U, P/U). Esas abreviaturas son para el papel angosto del recibo de 80 mm, que es el formato homologado y no se toca.

Si nunca abre esta sección, la cotización igual sale bien: plantilla clásica, 30 días de validez, sin términos, con el pie de la factura y con las firmas visibles.

¿Quiere cotizar con un diseño y facturar con otro? No hace falta rehacer todo: use el botón Clonar del diseño y asigne la copia solo en Disposición de Cotización de la sucursal. Ver Esquemas y diseños de factura.

El texto se escribe plano. Si el encabezado o el pie de la factura traen formato del editor, la cotización los imprime como texto simple.

Una cotización no cobra ni descuenta inventario. Eso ocurre cuando el cajero la convierte en pedido.