Control de la Precuenta y Impresoras por Salón

¿Qué es / para qué sirve?

La precuenta es el papel que se le lleva al cliente para que vea cuánto va a pagar antes de cobrarle. No es una factura: no tiene valor fiscal y no reemplaza al comprobante que el negocio está obligado a entregar.

Esa diferencia importa. Si alguien cobra con la precuenta y no emite la factura, el dinero entra pero la venta no queda registrada. Por eso ahora se puede controlar quién puede imprimir precuentas y queda registro de cuántas veces se imprimió cada una.

El diseño de la precuenta y el de la factura no cambian. Siguen imprimiéndose exactamente igual que antes.

Paso a paso

Controlar quién puede imprimir precuentas

1. Vaya a Usuarios → Roles.
2. Edite el rol (por ejemplo, Salonero).
3. Active o desactive el permiso Imprimir precuenta.

Es un permiso separado del de facturar. Puede dejar que un rol cobre y facture pero no pueda sacar precuentas, o al revés.

[CAPTURA: permiso "Imprimir precuenta" en la edición de un rol]

Revisar las impresiones de una precuenta

El sistema guarda, por cada pedido:

• Cuántas veces se imprimió su precuenta.
• Cuándo fue la última impresión.
• Qué usuario la hizo.

Además, cada reimpresión (de la segunda en adelante) queda en el historial de actividad del pedido. Un pedido con varias precuentas reimpresas y sin factura emitida es una señal para revisar.

Que cada salón imprima en su propia impresora

Si el local tiene varios salones y cada uno tiene su impresora, puede hacer que la precuenta y la factura de cada mesa salgan en el salón que corresponde, sin que el mesero tenga que elegir nada.

1. Vaya a Configuración → POS.
2. En "Impresora por comandos de factura a utilizar" elija "Salón (área) de la mesa".
3. Vaya a Restaurante → Áreas y edite cada salón.
4. Complete Impresora de precuenta e Impresora de factura.
5. Verifique en Restaurante → Mesas que cada mesa tenga su salón asignado.

[CAPTURA: opción "Salón (área) de la mesa" en Configuración → POS]

[CAPTURA: campos "Impresora de precuenta" e "Impresora de factura" al editar un salón]

Conviene que sean impresoras distintas. Si la factura sale por la misma impresora con la que se entrega la precuenta, nadie se entera de si la venta se facturó o no. Con impresoras separadas, la factura sale en un punto que usted puede supervisar.

Cómo decide el sistema

El sistema mira la mesa del pedido, no quién imprime:

pedido → su mesa → el salón de esa mesa → la impresora de ese salón

Por eso funciona aunque el mesero se mueva de salón: la mesa 12 imprime siempre en su salón, aunque la precuenta la pida alguien parado en otro lado.

Que las comandas también salgan por la barra del salón

Si el local tiene varias barras que preparan lo mismo (una por salón), puede redirigir las comandas de cada salón:

1. Vaya a Restaurante → Áreas y edite el salón.
2. En "Comandas en este salón" verá cada impresora de pedidos con un selector: por ejemplo, BAR1 → BAR2 hace que los tragos de las mesas de este salón salgan por BAR2.
3. Lo que quede en "(la misma)" no cambia.

[CAPTURA: sección "Comandas en este salón" al editar un área]

La cocina no se toca: si COCINA queda en "(la misma)", la comida de todos los salones sigue llegando a la cocina como siempre. Solo se redirige lo que usted configure.

Sin conexión las comandas salen por la impresora habitual del equipo, sin redirección por salón. Al volver la conexión funciona de nuevo por salón.

Notas y avisos

Nadie pierde permisos al actualizar. Todos los roles que hoy pueden imprimir siguen pudiendo exactamente igual. El permiso nuevo se otorga automáticamente a quienes ya imprimían. Recién cuando usted se lo quita a un rol, ese rol deja de poder sacar precuentas.

También funciona sin internet. Si el local se queda sin conexión, la precuenta se imprime igual y las impresiones quedan guardadas en el equipo. Cuando vuelve la conexión se reportan solas al sistema, así que no hay forma de imprimir precuentas "invisibles" desconectando la red.

La primera impresión es normal, las reimpresiones son la señal. Que se imprima una precuenta por mesa es la operación de todos los días. Lo que conviene mirar es una mesa con muchas reimpresiones, sobre todo si no terminó en factura.

Las impresoras por salón vienen desactivadas. Al actualizar, todo sigue imprimiendo por donde imprimía. La opción "Salón (área) de la mesa" solo se aplica cuando usted la elige en Configuración → POS.

Si algo falta, se usa la impresora de siempre. Cuando la venta no tiene mesa (para llevar, delivery), cuando la mesa no tiene salón asignado, o cuando el salón no tiene esa impresora configurada, el documento sale por la impresora de la sucursal. Nunca se queda sin imprimir.

Sin conexión también funciona por salón. Si el local se queda sin internet, la precuenta y la factura siguen saliendo por las impresoras del salón de la mesa. Para eso el POS necesita haber cargado la configuración estando conectado al menos una vez: si acaba de cambiar las impresoras de un salón, deje que el equipo sincronice antes de quedarse sin red.

En los selectores de impresora del salón solo aparecen las impresoras que no están marcadas como "de pedidos". Las comanderas de cocina y barra no pueden emitir precuentas ni facturas.

La precuenta nunca reemplaza a la factura. Sirve para que el cliente revise su consumo antes de pagar; el comprobante fiscal se emite siempre al cobrar.